Od tego zależy Twój projekt – jak napisać dobry brief do projekt

Wstęp

Zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego niektóre projekty przebiegają gładko, podczas gdy inne utykają na każdym kroku? Odpowiedź często leży w jakości przygotowanego briefu. Stworzyliśmy poradnik, który nie tylko wyjaśni Ci istotę i znaczenie tego narzędzia, ale również pokaże, jak unikać typowych błędów i pułapek.

Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym menedżerem projektu, przedsiębiorcą czy osobą rozpoczynającą przygodę z branżą kreatywną, ten artykuł jest dla Ciebie. Dzięki niemu zrozumiesz, jak dobrze przygotowany brief może przyspieszyć prace projektowe, ułatwić komunikację i przede wszystkim – prowadzić do znakomitych rezultatów.

Po co Ci dobry brief?

Brief projektowy nie jest jedynie formalnością – to podstawa skutecznej realizacji projektów. Jego dokładne przygotowanie przynosi wiele korzyści, od wzmocnienia pozycji biznesowej po poprawę jakości współpracy z zespołem. W tym rozdziale przyjrzymy się, jak strategiczne podejście do tego narzędzia może przyczynić się do sukcesu Twojego przedsięwzięcia.

Ogólne korzyści

Efektywność realizacji projektu jest bezpośrednio związana z jakością początkowych wytycznych. Właściwie skonstruowany brief przynosi szereg korzyści:

• Jasność celów – precyzyjnie sformułowane cele w briefie zapewniają, że obie strony projektu mają jednoznaczne rozumienie jego zakresu i kierunku.
• Oszczędność czasu – przez unikanie niepotrzebnych korekt i nieporozumień na wczesnym etapie, proces realizacji staje się bardziej wydajny.
• Kontrola budżetu – jasno określone założenia finansowe zapewniają, że projekt będzie realizowany w ramach ustalonych środków, minimalizując ryzyko dodatkowych kosztów.

Korzyści dla biznesu

Każde przedsięwzięcie biznesowe niesie ze sobą ryzyko. Dobry brief projektowy może je znacząco zredukować:

• Oszczędność kosztów – unikanie nieporozumień i błędów pozwala na znaczące oszczędności w dłuższej perspektywie.
• Testowanie potencjalnego wykonawcy – jakość interakcji i odpowiedzi na przygotowany brief może być wskaźnikiem profesjonalizmu potencjalnego partnera.
• Definiowanie kierunku dla marki – brief pozwala na dokładne określenie wartości i cech marki, co jest kluczowe dla jej dalszego rozwoju.
• Refleksja nad własnym biznesem – proces tworzenia briefu wymaga głębokiej analizy dotychczasowej działalności, co może przynieść nowe perspektywy i pomysły.

Wpływ na współpracę

Sprawna współpraca między klientem a wykonawcą jest podstawą udanego projektu. Brief odgrywa w tym kluczową rolę.

• Budowanie zaufania – profesjonalnie przygotowany brief świadczy o zaangażowaniu klienta, co może budować zaufanie u wykonawcy.
• Optymalizacja procesu – dokładne wytyczne w briefie sprawiają, że cały zespół może działać w bardziej zaplanowany i efektywny sposób.
• Motywacja dla wykonawcy – jasno określone cele i oczekiwania zwiększają zaangażowanie i motywację zespołu.
• Zachowanie ciągłości – konsekwencja w realizacji i spójność komunikacji są niezwykle istotne, a odpowiednio skonstruowany brief jest dla nich fundamentem.

Kluczowe komponenty skutecznego briefu

Skuteczny brief definiuje zakres, cele, oczekiwania oraz inspiracje, stanowiąc jasny plan działania i gwarantując spójność wizji między klientem a wykonawcą. W tym rozdziale skoncentrujemy się na elementach, które powinien zawierać, aby służył jako niezawodne wsparcie dla procesu projektowego.

Podstawowe elementy briefu

Opis marki i sytuacji firmy

To podstawa dla zrozumienia kontekstu projektu. Krótki opis historii firmy, jej misji, wizji oraz głównych wartości pozwala projektantowi lepiej zrozumieć DNA marki i kierunek jej rozwoju. W tym miejscu warto też opisać aktualną sytuację firmy – czy jest to moment wzrostu, kryzysu, czy może ekspansji na nowe rynki? Taka informacja może znacząco wpłynąć na wybór rozwiązań.

Cel projektu

Zrozumienie celu projektu to fundament dla każdej współpracy. Wprowadzenie produktu na rynek, odświeżenie wizerunku czy zwiększenie widoczności marki wymaga różnych strategii. Dlatego precyzyjne określenie celu pomaga w wyznaczeniu odpowiedniej drogi dla projektu i ostatecznie dostosowaniu go do oczekiwań i potrzeb klienta.

Konkurencja

Analiza konkurencji obejmuje nie tylko ocenę wizerunkowych aspektów, ale także uwzględnienie szerszego kontekstu biznesowego. Chociaż projektant jest w stanie samodzielnie ocenić wizualną atrakcyjność marek konkurencyjnych, to klient dostarcza cennych informacji dotyczących skuteczności sprzedaży, pozycji rynkowej czy liderów w danej branży. Dlatego w briefie warto zawrzeć informacje, które pozwolą projektantowi zrozumieć pełen obraz rynku – zarówno z perspektywy wizualnej, jak i biznesowej.

Wyzwania

Wskazując wyzwania, firma dostarcza informacji o przeszkodach stojących przed nią na drodze do sukcesu. Mogą to być bariery rynkowe, takie jak silna konkurencja czy dynamicznie zmieniające się oczekiwania klientów, ale również wyzwania wewnętrzne, takie jak niejednolity wizerunek marki czy brak spójności w komunikacji. Uświadomienie projektantowi tych trudności pozwoli Ci lepiej dostosować projekt do rzeczywistych potrzeb.

Spójrz na przykłady:

• Problem z lojalnością klienta – trudność w budowaniu trwałych relacji z klientami, co prowadzi do jednorazowych zakupów i braku powrotów.
• Wyzwania związane z globalizacją – ekspansja na nowe rynki niesie za sobą potrzebę dostosowania oferty i komunikacji do lokalnych oczekiwań.
• Problemy z konwersją – mimo wysokiego ruchu na stronie konwersja pozostaje niska, co wskazuje na potencjalne problemy z UX/UI lub skomplikowanym procesem zakupowym.
• Słaba adaptacja do mobilności – w świecie zdominowanym przez technologię mobilną, kluczowa jest intuicyjność i responsywność aplikacji czy stron.
• Wyzwania związane z ekologią – dla marek opakowaniowych wyzwanie polega na projektowaniu opakowań ekologicznych, zachowując ich atrakcyjność dla konsumenta.
• Nieczytelna tożsamość marki – marka napotyka trudności w komunikowaniu swojego przekazu i wartości, co wymaga stworzenia uporządkowanej i zrozumiałej strategii wizerunkowej.
• Trudności w wyróżnieniu się na rynku – w konkurencyjnym otoczeniu konieczne jest posiadanie unikatowego i zapadającego w pamięć wizerunku oraz wyraźnej propozycji wartości.
• Niepowodzenia poprzednich rebrandingów – kluczowe staje się przyjęcie nowej, przemyślanej strategii, która uwzględni błędy przeszłości i wprowadzi markę na drogę jednolitej, skutecznej komunikacji.
• Trudności w budowaniu zaufania – ważne jest przekonanie klientów do autentyczności, jakości i unikalności oferty.
• Szybka adaptacja do zmieniających się trendów – kluczowe jest monitorowanie trendów rynkowych i elastyczne reagowanie na zmieniające się oczekiwania klientów.
• Komunikacja wartości dla różnych grup docelowych – wyzwanie polega na skrojeniu przekazu do specyfiki i potrzeb różnorodnych segmentów odbiorców.

Grupa docelowa

Zidentyfikowanie docelowej grupy odbiorców jest kluczowe, by precyzyjnie kierować przekaz i estetykę projektu w sposób, który zainteresuje i przyciągnie właściwą grupę klientów.

W tym punkcie warto uwzględnić:

• Demografię: wiek, płeć, pochodzenie, wykształcenie
• Psychografię: zainteresowania, wartości, styl życia
• Dane behawioralne: jakie produkty kupuje, jakie media konsumuje
• Geolokalizację: miejsce zamieszkania – rynek lokalny czy globalny
• Sytuację rodzinną: np. samotny, w związku, z dziećmi, bez dzieci
• Poziom dochodów: określający potencjał zakupowy
• Punkty styku z marką: kanały interakcji z klientem, np. media społecznościowe, sklep internetowy, e-mail, sklepy stacjonarne, wydarzenia offline.

Problemy i potrzeby końcowego odbiorcy

Chodzi tu o jego oczekiwania, frustracje i pragnienia. Jeżeli posiadasz już konkretne dane czy badania na ten temat, warto się nimi podzielić z projektantem. W przypadku braku pełnej wiedzy, doświadczony specjalista pomoże Ci zidentyfikować i zrozumieć te aspekty. Takie podejście gwarantuje tworzenie bardziej skutecznych i celowanych rozwiązań.

Zakres prac

Zakres prac to konkretna lista elementów, które mają zostać zaprojektowane lub wykonane w ramach danego projektu. Precyzyjnie określony zakres prac pozwala na:

• Uniknięcie nieporozumień – dzięki jasno zdefiniowanemu zakresowi obie strony wiedzą, jakie są oczekiwania.
• Oszacowanie zasobów – umożliwia dokładniejsze określenie potrzebnego budżetu, czasu i innych zasobów.
• Harmonogram – ustala, kiedy i jakie etapy projektu mają być realizowane.

W zakresie mogą znaleźć się różne elementy, takie jak logo, opakowania, strona internetowa, teksty, aplikacje czy makiety. Ostateczna lista będzie zależała od specyfiki projektu oraz potrzeb klienta. Jasne określenie zakresu prac na wstępie współpracy eliminuje niejasności, optymalizuje proces, ułatwia zarządzanie budżetem i sprzyja skutecznemu monitorowaniu postępów.

Budżet i ramy czasowe

Podanie budżetu daje realne spojrzenie na zakres i poziom trudności projektu. Dzięki temu projektant może dokładniej określić, jakie narzędzia i techniki będą dostępne w ramach danego budżetu. Wskazanie terminów daje z kolei jasność w kwestii oczekiwań czasowych. Warto pamiętać, by nie wyznaczać terminów zbyt sztywno – projektant powinien mieć pewien margines czasowy na ewentualne poprawki lub niespodziewane komplikacje.

Inspiracje, benchmarki, preferencje stylistyczne

Inspiracje stanowią istotny element briefu, bezpośrednio kształtując kierunek twórczy projektu. Nie tylko odzwierciedlają Twoje preferencje, ale również kierują projektanta, oferując mu konkretne wskazówki stylistyczne i kreatywne. Mogą pochodzić z różnych źródeł: od marek konkurencyjnych, przez aktualne trendy w designie, aż po kulturę czy naturę. Inspiracje są kluczowymi punktami orientacyjnymi w procesie projektowania.

Poza tym warto wskazać także benchmarki, czyli przykłady najlepszych praktyk w branży. Benchmarking to analiza działania liderów rynku, która pozwala ocenić swoją pozycję względem najlepszych. Przedstawiając konkretne projekty lub marki uważane za standardy wyznaczające jakość, możesz wytyczyć pożądany kierunek.

W kontekście preferencji stylistycznych ważne jest, aby dokładnie opisać zarówno to, co Ci odpowiada, jak i to, czego chcesz unikać. Definiowanie antyprzykładów jest kluczowe, bo pozwala uniknąć nieświadomego zastosowania niepożądanych rozwiązań przez projektanta, co może wydłużyć proces kreatywny i zwiększyć potrzebę rewizji projektu.

Różnice w briefie dla nowej marki i dla rebrandingu

Kiedy przygotowujesz brief, warto zdać sobie sprawę, że  proces dla nowej marki a rebrandingu różni się znacząco. Oto kilka kluczowych różnic:

Nowa marka

• Cele i wizja – kiedy zakładasz nową markę, kluczowe jest, aby jasno określić jej misję i wizję. Co chcesz osiągnąć? Jakie wartości ma oferować Twoja firma i jak chcesz, by była postrzegana przez odbiorców?
• Rynek i konkurencja – jako nowa marka nie posiadasz jeszcze ustalonej pozycji wśród konkurentów. Twoje wyzwanie polega na zidentyfikowaniu luk i nisz na rynku oraz wyznaczeniu kierunku, który pozwoli Ci się wyróżnić i zdobyć zaufanie odbiorców.
• Elementy wizualne i projektowe – kluczowe jest połączenie atrakcyjnego designu z jasnym komunikatem. Zastanów się, jak połączyć kolorystykę, typografię i grafikę z przekazem Twojej marki, aby była ona rozpoznawalna i wyróżniała się na tle konkurencji.

Rebranding

• Historia marki – istotne jest dogłębne zrozumienie, jak marka była postrzegana do tej pory, jakie elementy wizerunku były jej atutem i jakie wydarzenia czy decyzje wpłynęły na jej obecny wizerunek.
• Elementy do zachowania – w procesie rebrandingu ważne jest, aby zidentyfikować i utrzymać te elementy marki, które są jej atutem i są wysoko oceniane przez odbiorców. Zachowując je, chronisz wartość, którą marka już zdobyła.
• Kierunek zmian – wybór zakresu rebrandingu – czy ma być to dyskretna ewolucja, czy może pełna transformacja – zależy od dokładnej analizy potrzeb rynku oraz aspiracji marki w świetle oczekiwań jej odbiorców.

Najczęstsze pułapki i błędy w przygotowywaniu briefu

Zbyt ogólne informacje

Nieprecyzyjne lub zbyt ogólne informacje w briefie mogą prowadzić do niejasności w zakresie projektu i interpretacji Twoich oczekiwań. W konsekwencji zespół projektowy może nie zrealizować celu zlecenia, co z kolei może prowadzić do konieczności ponownego rozpoczęcia projektu z innym zespołem.

Zaangażowanie zbyt wielu osób decyzyjnych

Włączenie zbyt wielu osób w proces decyzyjny może prowadzić do rozbieżności i braku jednolitej wizji. Aby projekt zachował spójność i klarowność kierunku, kluczowe jest wyznaczenie jednej, maksymalnie dwóch osób, które będą reprezentować stanowisko firmy i podejmować kluczowe decyzje.

Brak elastyczności i otwarcia na kreatywność

Choć dobrze przygotowany brief jest niezwykle ważny, warto zostawić pewne pole do kreatywności dla projektanta. Zbyt restrykcyjne wytyczne mogą ograniczyć jego możliwości i wpłynąć na ostateczny efekt projektu.

Zaniedbywanie ważności briefu

Nieprzywiązywanie wagi do dokładnego przygotowania briefu skutkuje licznymi komplikacjami w trakcie realizacji projektu. Zaniedbanie tego kroku, sprowadzenie go do rutynowego obowiązku czy skrócenie czasu przeznaczonego na jego tworzenie sprawia, że otrzymujemy dokument niekompletny i mało precyzyjny. Takie podejście wymusza na zespołach projektowych dodatkowe spotkania, wyjaśnianie niejasności oraz dokonywanie poprawek. Efektem są przesunięte terminy realizacji, zwiększające się koszty oraz ryzyko niezrozumienia dokładnych oczekiwań klienta. Aby uniknąć tych pułapek, kluczowe jest postrzeganie briefu jako fundamentu skutecznej współpracy i gwaranta sukcesu projektu.

Problem inspiracji

Wybieranie inspiracji, które są niezwiązane z Twoją marką czy grupą docelową, może prowadzić do utraty unikalności i nieefektywności w komunikacji z Twoją grupą docelową. Zamiast kierować się osobistymi preferencjami czy kopiowaniem konkurencji, warto poszukać inspiracji, które rzeczywiście oddadzą charakter Twojej marki i przemówią do Twojej grupy docelowej.

Pomijanie kluczowych informacji

Pominięcie istotnych informacji, takich jak dokładna charakterystyka grupy docelowej, głębsze zrozumienie specyfiki rynku czy konkretne oczekiwania biznesowe, może prowadzić do poważnych nieścisłości w realizacji. Bez tych informacji wykonawca może nie dostrzec pełnego obrazu, co zwiększa ryzyko, że projekt nie spełni Twoich oczekiwań i będzie wymagać kosztownych korekt lub przemyślenia koncepcji od nowa.

Pomijanie konsultacji z projektantem

Wiele firm popełnia błąd polegający na niekonsultowaniu się z potencjalnymi projektantami. Projektant dzięki swojemu doświadczeniu jest w stanie wskazać, które informacje są kluczowe i konieczne do doprecyzowania. Jeżeli napotykasz na pytania w briefie, które wydają się niejasne lub nie jesteś pewny, jak na nie odpowiedzieć, warto porozmawiać o tym z projektantem, zamiast pozostawiać je bez odpowiedzi.

Brak jasności co do priorytetów

Nieokreślenie ważności poszczególnych elementów projektu może spowodować, że zespół projektowy skupi się na zadaniach o mniejszym znaczeniu. Aby uniknąć tego błędu, konieczne jest precyzyjne wskazanie, które aspekty są kluczowe, a które mogą poczekać. Taka hierarchia pozwala na skoncentrowanie się na najważniejszych celach i dostarczenie projektu zgodnie z oczekiwaniami klienta.

Konsekwencje nieprzygotowania dobrego briefu

Nie ma drugiej szansy na pierwsze wrażenie, podobnie jak nie ma miejsca na błędy na wstępnym etapie projektu. Przygotowanie do współpracy to coś więcej niż tylko tworzenie listy życzeń i oczekiwań; to fundament, na którym zbudowany jest cały projekt. Zaniedbanie tej fazy może prowadzić do wielu konsekwencji, które wpłyną nie tylko na projekt, ale także na ogólny sukces firmy. Jakie mogą być skutki nieprawidłowego przygotowania briefu? Przyjrzyjmy się bliżej.

1. Opóźnienie realizacji projektu

Niejasne lub niekompletne informacje w briefie mogą prowadzić do wielokrotnych korekt, poprawek i dyskusji. To wydłuża nie tylko czas realizacji projektu, ale również sprawia, że zasoby ludzkie są mniej efektywnie wykorzystywane. Zamiast skupić się na tworzeniu, zespoły spędzają czas na wyjaśnianiu nieścisłości.

2. Dodatkowe koszty

Nieprecyzyjny brief może generować niewidoczne początkowo, ale w dłuższej perspektywie dotkliwe koszty. Poprawki, dodatkowe spotkania, a nawet konieczność powrotu do wcześniejszych etapów projektu, znacząco wpływają na budżet. W efekcie projekt może przekroczyć zakładane wydatki.

3. Niezadowolenie z efektu końcowego

Kiedy brief nie oddaje dokładnie wizji i oczekiwań klienta, efekt końcowy może odbiegać od początkowych założeń. Może to prowadzić do niezadowolenia klienta i konieczności wprowadzenia zmian już po zakończeniu prac.

4. Niespełnienie celów biznesowych

Najważniejszym celem każdego projektu jest osiągnięcie określonych rezultatów biznesowych. Niestety jeśli brief nie jest zostanie dobrze przygotowany, projekt może nie spełniać tych oczekiwań. W efekcie cały wysiłek i zasoby przeznaczone na projekt mogą zostać niewłaściwie wykorzystane.

5. Brak spójności z wizerunkiem firmy i oczekiwaniami rynkowymi

Jeśli brief nie zawiera dokładnych informacji o charakterze firmy, jej wartościach i oczekiwaniach, końcowy projekt może nie być spójny z wizerunkiem marki. To nie tylko może wpłynąć na odbiór przez docelową grupę klientów, ale również utrudnić rozpoznawalność marki na rynku i jej pozycjonowanie wśród konkurencji. Ostatecznie może to prowadzić do nieosiągnięcia zakładanych celów biznesowych i strat w inwestycji.

Jak może Ci pomóc projektant?

Jeśli nie jesteś pewien, jak stworzyć właściwy dokument, doświadczony projektant może wnieść wiele wartości do tego procesu.

Konsultacja

Przed rozpoczęciem współpracy warto przeprowadzić wstępną rozmowę, która pozwoli obu stronom zrozumieć oczekiwania, cele i zakres projektu. Projektant może wówczas zadać konkretne pytania, które pomogą w zdefiniowaniu kluczowych aspektów briefu.

Specjalne warsztaty

Zorganizowanie warsztatów umożliwia głębsze zrozumienie potrzeb oraz wizji klienta, w przypadku bardzo dużych projektów warto rozważyć taką opcję. Ta usługa wiąże się z dodatkowymi kosztami, ale jej wartość w kontekście skutecznie przeprowadzonego projektu jest nieoceniona.

Narzędzia zbierania informacji

Warto upewnić się, czy projektant posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie w tworzeniu narzędzi badawczych. Jeśli tak, może on pomóc w skonstruowaniu odpowiednich ankiet, kwestionariuszy czy wywiadów. Jeśli jednak potrzebujesz zaawansowanych usług badawczych, a wybrany projektant nie dysponuje odpowiednimi umiejętnościami, skorzystaj z usług specjalistów w tej dziedzinie.

Wspólne wypełnienie dokumentu

Niektórzy klienci mogą mieć wątpliwości dotyczące zakresu i treści briefu. W takim przypadku warto umówić się z projektantem na wspólne wypełnienie dokumentu, najlepiej podczas spotkania lub rozmowy telefonicznej. Taki brief powinien być zawsze potwierdzony drogą mailową w formie pisemnej, aby obie strony miały pewność, że dysponują identycznym zestawem informacji.

Oczekiwania wobec dostarczonych materiałów

Projektant powinien jasno określić, jakie materiały od klienta są niezbędne do pracy nad projektem. Czy są to logotypy, teksty, zdjęcia, czy inne specyficzne elementy – jasna komunikacja w tej kwestii pozwoli unikać nieporozumień i opóźnień.

Jak rozpoznać ekspertów po briefie?

Brief to nie tylko dokument dla projektanta, ale również narzędzie, które może pomóc klientowi w ocenie kompetencji i profesjonalizmu studia projektowego. Oto kilka kryteriów, które warto wziąć pod uwagę.

Sposób zadawania pytań przez projektantów

Profesjonalne studio charakteryzuje się umiejętnością zadawania konkretnych, celowych pytań, które pokazują zrozumienie projektu i branży klienta. Sposób formułowania pytań i zbierania informacji świadczy o doświadczeniu i zaangażowanym podejściu do klienta.

Elastyczność i otwartość na sugestie

Dobry zespół projektowy będzie otwarty na propozycje i uwagi, zachowując przy tym pewność co do swoich kompetencji. Zdolność do elastycznego dostosowywania się do potrzeb klientajest ważnym wskaźnikiem profesjonalizmu.

Doradztwo i wskazywanie potencjalnych problemów

Doświadczone studio projektowe nie ogranicza się tylko do realizacji postawionych przed nim zadań. Potrafi również doradzić, wskazać potencjalne problemy oraz zaproponować alternatywy. Ponadto tacy projektanci często wykazują się inicjatywą, proponując klientowi dodatkowe, wartościowe rozwiązania.

Zrozumienie i interpretacja celów biznesowych

Solidny projektant wnikliwie analizuje zawarte w briefie informacje, by jasno zdefiniować i zrozumieć cele biznesowe klienta. W oparciu o te cele, proponuje strategie i rozwiązania, które pomogą w ich osiągnięciu. Poza samym zrozumieniem celów, taki partner kreatywny potrafi także zasugerować modyfikacje lub dodatkowe kroki, które przyniosą lepsze rezultaty.

Precyzja w komunikacji

Komunikacja jest kluczem do skutecznej współpracy. Profesjonalne studio projektowe dostarcza brief, który eliminuje zbędne detale i pozwala uniknąć niejasności. Dba o to, by wszelkie informacje były przedstawione w sposób zrozumiały, unikając jednocześnie nadmiernego używania żargonu branżowego.

Reakcja na braki w dostarczonym materiale

Nawet najlepiej przygotowany brief może zawierać pewne luki informacyjne. Profesjonalne studio projektowe potrafi zidentyfikować te braki i dąży do ich uzupełnienia. Czy to poprzez zadawanie dodatkowych, precyzyjnych pytań, czy proponując spotkanie w celu dogłębnej analizy i konsultacji – odpowiedzialni projektanci stawiają na kompleksowe podejście, by finalny projekt był zgodny z oczekiwaniami klienta.

Kiedy podpisać NDA?

Brief projektowy często zawiera istotne informacje dotyczące projektu, strategii firmy, danych odbiorców czy planów marketingowych. Dlatego w wielu przypadkach może być kluczowe, aby te informacje nie wyciekły do osób trzecich. Właśnie w takich momentach przydaje się NDA, czyli Umowa o Nieujawnianiu (znana też jako umowa o poufności), która zabezpiecza te informacje przed dostępem i wykorzystaniem przez osoby niepowołane.

Kiedy warto podpisać?

1. Unikatowe pomysły i koncepcje – jeśli brief zawiera oryginalne pomysły, które są kluczowe dla sukcesu Twojego projektu lub firmy.
2. Dane wrażliwe – jeśli dokument zawiera wrażliwe dane, takie jak informacje finansowe, dane klientów lub unikatowe strategie rynkowe.
3. Konkurencyjne informacje – jeśli informacje zawarte w briefie mogłyby być wykorzystywane przez konkurencję na Twoją niekorzyść.
4. Tajemnice handlowe – jeśli Twój brief zawiera informacje, które są uznawane za tajemnice handlowe firmy – takie jak receptury, algorytmy, metody produkcji.
5. Dane klientów – jeśli planujesz udostępnić projektantowi dane, które są chronione prawnie (na przykład przez RODO w Europie).

Kiedy może być zbędne?

1. Ogólne informacje - jeśli brief zawiera jedynie ogólne informacje o projekcie, które są szeroko dostępne publicznie, NDA będzie raczej niepotrzebne.
2. Mały zakres projektu – dla małych, krótkoterminowych projektów, które nie zawierają kluczowych informacji biznesowych, procedura podpisywania NDA może być nadmierna.
3. Znana współpraca – jeżeli współpracujesz z dostawcą lub wykonawcą, z którym masz długotrwałe i zaufane relacje, NDA może być mniej istotne.
4. Wstępne rozmowy – jeżeli jest to pierwsza faza rozmów i nie przekazujesz jeszcze konkretnych informacji, to nie ma potrzeby podpisywania NDA. Zawsze możesz do niej przejść na kolejnym etapie, w miarę postępu rozmów.
5. Publicznie dostępne informacje – jeśli większość informacji w briefie jest już publicznie dostępna i nie stanowi żadnej tajemnicy handlowej, NDA jest zbędne.
6. Niechęć drugiej strony – jeśli potencjalny wykonawca ma zastrzeżenia co do podpisania NDA i uznasz, że ryzyko ujawnienia informacji jest niskie, możesz zrezygnować z takiej umowy. Oczywiście taka decyzja powinna być dokładnie przemyślana.
7. Koszty i czas – proces prawny związany z przygotowaniem, negocjacją i egzekwowaniem NDA może być czasochłonny i kosztowny. Jeśli projekt jest niewielki i nie wymaga szczególnej ochrony, czas i pieniądze przeznaczone na NDA mogą być lepiej wykorzystane gdzie indziej.

Konsekwencje podpisania NDA

1. Wydłużenie formalności – przed podjęciem faktycznej współpracy trzeba przejść przez etap negocjacji i podpisania umowy, co może opóźnić start projektu.
2. Ograniczenia dla projektanta – umowa o poufność może powodować, że projektant czuje się ograniczony w dzieleniu się swoimi pomysłami z zespołem lub korzystaniem z zewnętrznych konsultacji.
3. Konsekwencje prawne – naruszenie postanowień NDA może prowadzić do konsekwencji prawnych, co zniechęca obie strony do nieprzestrzegania umowy.

Podsumowanie

1. Korzyści dobrego briefu

Jest drogowskazem dla projektu. Daje jasność, co do celów i oczekiwań, minimalizuje ryzyko nieporozumień i pomaga osiągnąć zamierzony efekt końcowy. Umożliwia efektywną komunikację między klientem a zespołem projektowym, eliminując potencjalne przeszkody i bariery. Pozwala oszczędzić czas i pieniądze, skupiając działania na kluczowych aspektach projektu.

2. Różnice w briefie nowej marki i rebrandingu

Tworzenie marki od podstaw różni się od pracy nad rebrandingiem. Każdy z tych procesów wymaga indywidualnego podejścia oraz zrozumienia specyficznych potrzeb i oczekiwań. W przypadku nowej marki istotne będzie opisanie jej biznesowych celów i wizji, zidentyfikowanie nisz i liderów rynku oraz doprecyzowanie, w jaki sposób elementy wizualne mają wyróżniać markę i wpływać na jej rozpoznawalność na starcie.

Z kolei firmy decydujące się na rebranding powinny opisać historię marki w taki sposób, by pomóc projektantom dogłębnie zrozumieć jej sytuację wyjściową, możliwości i trudności. Należy ustalić, które elementy wizerunku zostaną zachowane, bo stanowią fundament marki, a które i w jaki sposób mają zostać zmienione.

3. Kluczowe elementy briefu

W skutecznym briefie nie może zabraknąć kluczowych składników, bo każdy z nich wpływa na finalny kształt projektu. Najczęściej są to: opis marki i sytuacji firmowej, opis konkurencji, cel projektu, wyzwania i trudności, charakterystyka grupy docelowej, zakres prac, budżet i ramy czasowe, inspiracje i benchmarki.

4. Najczęstsze pułapki i błędy

Niepełny lub niejasny brief może prowadzić do błędów i nieporozumień. Istotne jest zrozumienie potencjalnych pułapek, takich jak brak precyzyjnych wytycznych, nieokreślenie kluczowych założeń, zaangażowanie zbyt wielu osób w przygotowanie dokumentu, brak jasnych priorytetów czy niedopasowanie inspiracji do realnej sytuacji i możliwości firmy.

5. Konsekwencje nieprzygotowania dobrego briefu

Braki w briefie mogą prowadzić do opóźnień, dodatkowych kosztów, niezadowolenia z efektów prac, braku spójności w wizerunku marki czy niespełnieniu celów biznesowych projektu. Aby unikać niepożądanych skutków, warto inwestować czas w jego staranne przygotowanie.

6. Jak może Ci pomóc projektant?

Profesjonalny projektant to nie tylko osoba realizująca zadanie, ale przede wszystkim dobry doradca. Jego doświadczenie może być nieocenione podczas ustaleń, zwłaszcza w kwestiach technicznych czy stylistycznych. Może zaoferować konsultacje, przygotowanie specjalnych warsztatów, zaprojektowanie dedykowanych narzędzi badawczych, które poszerzą wiedzę nt. klientów czy wsparcie w postaci wspólnego wypełnienia dokumentu.

Sam etap briefingu może być pomocny w ocenie profesjonalizmu projektanta. Aktywne wsparcie, zaangażowanie i komunikatywność to tylko niektóre z oznak doświadczonego partnera.

7. Kiedy warto podpisać NDA?

W niektórych projektach, szczególnie tych dotyczących wrażliwych danych, warto rozważyć podpisanie umowy o poufności. Chroni ona obie strony przed nieuprawnionym ujawnieniem informacji. Rozważ to, jeśli Twoje pomysły są unikatowe, w briefie zawarte są konkurencyjne informacje, dane wrażliwe, dane klientów czy informacje uznawane za tajemnice handlowe.

Zakończenie

Dziękujemy za poświęcenie czasu na przeczytanie naszego poradnika. Mamy nadzieję, że pomógł Ci zrozumieć kluczowe aspekty tworzenia dobrego briefu oraz zwrócić uwagę na potencjalne pułapki i wyzwania.

Jeżeli planujesz swój projekt brandingowy, mamy coś, co może Cię zainteresować. Odezwij się do nas, a prześlemy Ci specjalny szablon briefu, który pozwoli szybciej i sprawniej uporządkować wszystkie kluczowe informacje dotyczące Twojego projektu. Jeśli masz jakiekolwiek pytania czy wątpliwości, jesteśmy tu dla Ciebie.