Tietojen suojaus
Määrittele luottamuksellisuuden laajuus
Luo selkeät säännöt asiakirjan käytölle, edelleenjaolle tai käytön kieltämiselle muihin kuin yhteistyön piirissä määriteltyihin tarkoituksiin. Sovella tarpeellisia ja yksiselitteisiä määräyksiä kaikille, joilla on pääsy brändikirjaasi. Arkaluonteisten materiaalien tapauksessa harkitse aina salassapitosopimuksen (NDA) tekemistä.
Merkitse tekijänoikeudet
Varmista, että brändikirjasi on tekijänoikeussuojattu ja merkitse tämä selvästi asiakirjaan.
Lähetä vain tarpeelliset osat
Voit valita jakavasi vain tietyt luvut tai osat, jos vastaanottajalla ei ole tarvetta laajempaan kontekstiin. Luottamuksellisten tietojen ja tilanteiden, joissa vain valikoitu tieto on tarpeen tehtävän suorittamiseksi, tämä on täysin riittävää.
Suojaa tiedosto salasanalla
Perustason suojaus on lisätä salasana PDF-tiedostoon. Tätä varten voit käyttää suosittuja PDF-muokkausohjelmia, kuten Adobe Acrobat tai Foxit Reader.
Hieman enemmän tarvitaan autentikointiprosessiin, jotta se kattaisi kaksi turvallisuustasoa, joka tunnetaan kaksivaiheisena tunnistautumisena (2FA). Se tarkoittaaasiakirjan jakamisen jälkeen salasana toimitetaan vastaanottajalle eri viestintäkanavan kautta kuin asiakirjaa lähetettäessä – esimerkiksi puhelimitse tai turvallisen viestisovelluksen kautta.
Näin tekemällä vähennät asiakirjan luvattoman käytön riskiä, vaikka tiedosto vuotaisi luotettavan vastaanottajajoukon ulkopuolelle. Huolehtimalla vahvasta salasanasta, joka yhdistää isoja ja pieniä kirjaimia, erikoismerkkejä ja numeroita, sekä säännöllisesti vaihtamalla salasanaa, ylläpidät korkeaa turvallisuustasoa.
Hallinnoi pääsyä
Unohda brändikirjan liittäminen suoraan sähköpostiin, jos et halua riskeerata materiaaliesi sieppaamista. On syytä käyttää tiedostojen jakoon omistettuja alustoja, jotka tarjoavat erilaisia pääsynhallinta-asetuksia, autentikointia, salausta tai toiminnan valvontaa. Esimerkkejä ovat Google Workspace, Dropbox tai SharePoint.
Selkeä viestintä
Luo 'Do's and Don'ts' -osio
Voit lisätä brändikirjaan osion, jossa on selkeästi kuvattu säännöt siitä, mitä materiaaleilla saa ja ei saa tehdä. Tässä osiossa voit antaa ohjeita brändielementtien (esim. logojen, väripalettien) asianmukaisesta käytöstä sekä esimerkkejä virheellisestä käytöstä. Tämä tulisi kattaa sekä visuaalisesti että selkein kirjallisin ohjein.
Kerää palautetta
Tätä tarkoitusta varten voit luoda erityisen palautekanavan, esim. omistettu sähköpostiosoite, joka helpottaa sinua keräämään kommentteja ja ehdotuksia brändikirjasta eri käyttäjiltä. Tämä voi olla tapa kerätä arvokkaita mielipiteitä sekä työkalu ongelmien tai epätarkkuuksien raportoimiseen asiakirjassa.
Kouluta vastaanottajiasi
Jos tarpeen, järjestä koulutuksia, online-työpajoja tai nauhoita lyhyt videokurssi, jonka voit toistaa useita kertoja selittääksesi brändikirjasi käyttösäännöt.
Parhaat käytännöt
Päivitä ja järjestä versiot
Sen sijaan, että käyttäisit monimutkaisia versionhallintamenetelmiä, voit luoda yksinkertaisen versionumerointijärjestelmän ja päivämäärällistämisen, mikä mahdollistaa uusimman brändikirjan version helpon tunnistamisen.
Luo turvalliset varmuuskopiot
Muista pitää varmuuskopiot. Voit tallentaa ne pilveen (esim. Google Drive, Dropbox), yrityksen palvelimille tai ulkoisille kovalevyille. On tärkeää, että varmuuskopiot päivitetään säännöllisesti ja säilytetään eri fyysisissä paikoissa tiedoston häviämisriskin minimoimiseksi. Testaa säännöllisesti tietojen palautusmenettelyitä varmistaaksesi, että varmuuskopiot toimivat.
Valmistele menettelyt tietomurtotapauksia varten
Erityisen tärkeää laajojen asiakirjojen tapauksessa, jotka kuvaavat tarkasti brändin visuaaliset ohjeistukset, mikä voisi helpottaa kilpailuetujen luomista. Kehitä viestintäsuunnitelma käytettäväksi luvattoman tietovuodon sattuessa. Menettelyn tulisi sisältää vuodon tunnistamisen vaiheet, vahinkojen laajuuden analyysi sekä mahdollisen vaikutuksen määrittäminen yritykseen. On tärkeää ilmoittaa kaikille osapuolille nopeasti ja ottaa korjaavat toimet. Nämä voivat olla oikeudellisia toimia, mutta myös ulkoista ja sisäistä viestintää, jonka tarkoituksena on suojella yrityksen imagoa – kuten koulutuksia tai turvallisuustoimenpiteiden päivityksiä.
Laadi tarkistuslista ja UKK
Asiakirjan lopussa voit lisätä tarkistuslistan turvallisen jakamisen säännöistä, jotta käyttäjät voivat nopeasti tarkistaa tärkeimmät kohdat ennen kuin lähettävät sen muille. Parantaaksesi uusien liikekumppaneiden tiedon omaksumisprosessia, voit myös lisätä UKK-osio, joka vastaa usein kysyttyihin kysymyksiin – mukaan lukien brändikirjan turvalliseen jakamiseen liittyvät kysymykset.
