Andmekaitse
Määratlege konfidentsiaalsuse ulatus
Kehtestage selged reeglid dokumendi kasutamiseks, edasiseks jagamiseks või kasutamise keelamiseks muudel eesmärkidel kui koostöö käigus määratletud. Kohaldage vajalikke ja ühemõttelisi sätteid lepingus igaühega, kellel on juurdepääs teie brändiraamatule. Tundlike materjalide puhul kaaluge alati konfidentsiaalsuslepingu (NDA) sõlmimist.
Märgistage autoriõigus
Veenduge, et brändiraamat on kaitstud autoriõigusega ja märkige see selgelt dokumendis.
Saatke ainult vajalikud osad
Võite valida ainult teatud peatükkide või osade jagamise, kui sihtsaajal pole laiemat konteksti vaja. Konfidentsiaalsete andmete ja olukordade korral, kus ülesande täitmiseks on vaja ainult valitud teavet, on see täiesti piisav.
Kaitske faili parooliga
Põhiline kaitse on lisada PDF-failile parool. Selleks võite kasutada populaarsed PDF-redigeerimisprogrammi tööriistu, nagu Adobe Acrobat või Foxit Reader.
Autentimisprotsessi rakendamiseks on vaja natuke rohkem, et see hõlmaks kahte turvatasandit, mida nimetatakse kaheastmeliseks autentimiseks (2FA). See hõlmabpärast faili jagamist saadetakse parool selle avamiseks adressaadile erineva suhtluskanali kaudu kui dokumendi saatmiseks kasutatu – näiteks telefoni teel või turvalise suhtlusrakenduse kaudu.
Sellega minimeerite volitamata juurdepääsu riski dokumendile, isegi kui fail ise levib väljaspool usaldusväärsete saajate ringi. Tugeva parooli eest hoolitsemine, mis ühendab suur- ja väiketähti, erimärke ja numbreid, samuti parooli regulaarne muutmine on täiendavad tavad, mis aitavad säilitada kõrget turvalisuse taset.
Kontrollige juurdepääsu
Unustage brändiraamatu otse e-kirjaga saatmine, kui te ei soovi riskida oma materjalide pealtkuulamisega. Tasub kasutada spetsiaalseid failijagamise platvorme, mis pakuvad erinevaid juurdepääsu kontrollimise võimalusi, autentimist, krüpteerimist või tegevuste jälgimist. Näited hõlmavad Google Workspace, Dropboxi või SharePointi.
Selge kommunikatsioon
Looge 'Tee ja Ära tee' sektsioon
Saate lisada brändiraamatusse mooduli, mis kirjeldab selgelt reegleid selle kohta, mida materjalidega tohib ja mida ei tohi teha. Selles jaotises saate lisada juhised brändi elementide (nt logode, värvipaletide) õigeks kasutamiseks ja anda näiteid valest kasutamisest. See peaks hõlmama nii visuaalseid näiteid kui ka selgeid, kirjalikke juhiseid.
Koguge tagasisidet
Selleks saate luua spetsiaalse tagasiside kanali, nt pühendatud e-posti aadressi, mis aitab teil koguda kommentaare ja ettepanekuid brändiraamatu kohta erinevatelt kasutajatelt. See võib olla viis väärtuslike arvamuste kogumiseks ning tööriist dokumentides esinevate probleemide või ebatäpsuste raporteerimiseks.
Harige oma saajaid
Vajadusel korraldage koolitusi, veebiseminare või salvestage lühike videokursus, mida saate korduvalt esitada brändiraamatu kasutusreeglite selgitamiseks.
Parimad Praktikad
Ajakohastage ja korraldage versioone
Kõigi keeruliste versioonihaldusmeetodite asemel saate luua lihtsa versiooninumbrite süsteemi ja kuupäevadega, mis võimaldab hõlpsalt tuvastada kõige uuemat brändiraamatu versiooni.
Looge turvalised varukoopiad
Pidage meeles varukoopiate säilitamist. Saate neid hoida pilves (nt Google Drive, Dropbox), ettevõtte serverites või välisel kõvakettal. On ülimalt tähtis, et varukoopiaid ajakohastatakse regulaarselt ja hoitakse erinevates füüsilistes asukohtades, et minimeerida failide kadumise riski. Testige regulaarselt andmete taastamise protseduure, et veenduda varukoopiate toimimises.
Valmistage ette andmelekkimise olukordade protseduurid
Eriti oluline on see ulatuslike dokumentide puhul, mis täpselt kirjeldavad brändi visuaalseid juhiseid, mis võiksid hõlbustada konkurentsieeliste loomist. Töötage välja kommunikatsiooniplaan, mida kasutatakse loata andmelekkimise korral. Protseduur peaks hõlmama lekke tuvastamise etappe, kahju ulatuse analüüsi ja ka ettevõttele võimaliku mõju kindlakstegemist. On ülimalt tähtis kiiresti teavitada kõiki asjaosalisi ja võtta parandusmeetmeid. Need võivad olla juriidilised sammud, aga ka väline ja sisemine suhtlus, mis on suunatud ettevõtte maine kaitsmisele
treeningute või turvameetmete uuendamise näol.
Valmistage ette kontroll-leht ja KKK
Dokumendi lõpus saate lisada kontroll-lehe turvalise jagamise reeglitega, et kasutajad saaksid enne teistele saatmist kiiresti peamisi punkte üle vaadata. Uute äripartnerite teabe omaksvõtu protsesside parendamiseks võite samuti lisada KKK sektsiooni, mis vastab kõige sagedamini esitatud küsimustele sealhulgas neile, mis puudutavad brändiraamatu turvalist jagamist.
