Datenschutz
Den Umfang der Vertraulichkeit bestimmen
Legen Sie klare Regeln fest für die Verwendung, das weitere Teilen oder das Verbot der Nutzung des Dokuments für andere Zwecke als die im Rahmen der Zusammenarbeit angegebenen. Wenden Sie notwendige und eindeutige Bestimmungen im Vertrag mit allen an, die Zugang zu Ihrem Markenhandbuch haben. Bei sensiblen Materialien sollten Sie immer in Betracht ziehen, eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) abzuschließen..
Urheberrecht kennzeichnen
Stellen Sie sicher, dass das Markenhandbuch urheberrechtlich geschützt ist und kennzeichnen Sie dies deutlich im Dokument.
Nur die notwendigen Abschnitte senden
Sie können sich entscheiden, nur bestimmte Kapitel oder Abschnitte zu teilen, wenn der Zielempfänger keinen breiteren Kontext benötigt. Bei vertraulichen Daten und Situationen, in denen nur bestimmte Informationen benötigt werden, um eine Aufgabe zu erfüllen, ist dies völlig ausreichend.
Die Datei mit einem Passwort schützen
Ein grundlegender Schutz ist das Hinzufügen eines Passworts zur PDF-Datei selbst. Hierfür können Sie Tools verwenden, die in gängigen PDF-Bearbeitungsprogrammen wie Adobe Acrobat oder Foxit Reader verfügbar sind.
Es bedarf etwas mehr, damit der Authentifizierungsprozess zwei Sicherheitsstufen abdeckt, was als Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bekannt ist. Dies beinhaltetnach dem Teilen der Datei wird das Passwort, um es zu öffnen, dem Empfänger über einen anderen Kommunikationskanal als den, der zum Senden des Dokuments verwendet wurde, übermittelt – zum Beispiel per Telefon oder über eine gesicherte Kommunikations-App.
Durch diese Maßnahmen minimieren Sie das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf das Dokument, auch wenn die Datei selbst das vertrauenswürdige Empfängerkreis verlässt. Die Pflege eines starken Passworts, das Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen kombiniert, sowie das regelmäßige Ändern des Passworts sind zusätzliche Praktiken, die helfen, ein hohes Sicherheitsniveau aufrechtzuerhalten.
Zugriff kontrollieren
Vergessen Sie das direkte Anhängen eines Markenhandbuchs an eine E-Mail, wenn Sie nicht das Abfangen Ihrer Materialien riskieren möchten. Es ist ratsam, dedizierte Plattformen zum Teilen von Dateien zu verwenden, die verschiedene Zugriffskontroll-optionen, Authentifizierung, Verschlüsselung oder Aktivitätsüberwachung anbieten. Beispiele sind Google Workspace, Dropbox oder SharePoint.
Klare Kommunikation
Erstellen Sie einen 'Do's and Don'ts'-Abschnitt
Sie können dem Markenbuch ein Modul hinzufügen, das klar beschriebene Regeln enthält, was mit den darin enthaltenen Materialien gemacht werden darf und was nicht. In diesem Abschnitt können Sie Richtlinien für die ordnungsgemäße Verwendung von Markenelementen (z. B. Logos, Farbpaletten) einfügen und Beispiele für falsche Verwendungen geben. Dies sollte sowohl visuelle Beispiele als auch klare, schriftliche Anweisungen enthalten.
Feedback sammeln
Zu diesem Zweck können Sie einen speziellen Feedback-Kanal erstellen, z. B. eine dedizierte E-Mail-Adresse, die es Ihnen erleichtert, Kommentare und Vorschläge zum Markenbuch von verschiedenen Benutzern zu sammeln. Dies kann eine Möglichkeit sein, wertvolle Meinungen zu sammeln sowie ein Werkzeug zur Meldung von Problemen oder Ungenauigkeiten im Dokument.
Empfänger schulen
Falls erforderlich, organisieren Sie Schulungen, Online-Workshops oder nehmen Sie einen kurzen Videokurs auf, den Sie mehrmals abspielen können, um die Regeln für die Verwendung des Markenbuchs Ihrer Marke zu erklären.
Beste Praktiken
Versionen aktualisieren und organisieren
Anstelle komplizierter Methoden zur Versionsverwaltung können Sie ein einfaches Versionsnummerierungssystem erstellen und Datierungen, die eine einfache Identifikation der neuesten Version des Markenbuchs ermöglichen.
Sichere Backups erstellen
Denken Sie daran, Sicherungskopien zu erstellen. Sie können diese in der Cloud (z.B. Google Drive, Dropbox), auf den Firmenservern oder auf externen Festplatten speichern. Es ist wichtig, dass die Backups regelmäßig aktualisiert und an verschiedenen physischen Standorten gespeichert werden, um das Risiko eines Datenverlusts zu minimieren. Testen Sie regelmäßig die Datenwiederherstellungsverfahren, um sicherzustellen, dass die Backups funktionsfähig sind.
Verfahren für Vorfälle von Datenverletzungen vorbereiten
Besonders wichtig bei umfangreichen Dokumenten, die visuelle Richtlinien einer Marke präzise beschreiben und so die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen erleichtern könnten. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan für den Fall eines unbefugten Datenlecks. Das Verfahren sollte Phasen zur Identifizierung des Lecks, zur Analyse des Schadensumfangs und zur Bestimmung der möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen umfassen. Es ist wichtig, alle betroffenen Parteien schnell zu benachrichtigen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Diese könnten rechtliche Schritte umfassen, aber auch externe und interne Kommunikation, die darauf abzielt, das Image des Unternehmens zu schützen – z.B. Schulungen oder Aktualisierungen von Sicherheitsmaßnahmen.
Eine Checkliste und FAQ vorbereiten
Am Ende des Dokuments können Sie eine Checkliste mit Regeln für das sichere Teilen einfügen, damit Benutzer die wichtigsten Punkte schnell überprüfen können, bevor sie es an andere senden. Um den Prozess der Informationsaufnahme durch neue Geschäftspartner zu verbessern, können Sie auch einen FAQ-Bereich hinzufügen, der die häufigsten Fragen beantwortet – einschließlich solcher zur sicheren Weitergabe des Markenbuchs.
