Ochrana dat
Stanovte rozsah důvěrnosti
Stanovte jasná pravidla pro používání, další sdílení nebo zákaz používání dokumentu pro jiné účely, než byly dohodnuty v rámci spolupráce. Aplikujte potřebná a jednoznačná ustanovení ve smlouvě s každým, kdo má přístup k vašemu brand booku. V případě citlivých materiálů vždy zvažte uzavření dohody o mlčenlivosti (NDA).
Označte autorská práva
Ujistěte se, že je brand book chráněn autorskými právy a označte to jasně v dokumentu.
Posílejte pouze nezbytné části
Můžete si vybrat, že budete sdílet pouze určité kapitoly nebo části, pokud cílový příjemce nepotřebuje širší kontext. V případě důvěrných dat a situací, kdy je zapotřebí pouze vybrané informace k provedení úkolu, je to naprosto dostačující.
Chraňte soubor heslem
Základní ochranou je přidání hesla přímo do souboru PDF. K tomu můžete použít nástroje dostupné v populárních programech pro editaci PDF, jako jsou Adobe Acrobat nebo Foxit Reader.
Pro autentizační proces je zapotřebí trochu více, aby pokrýval dvě úrovně zabezpečení, což je známo jako dvoufaktorová autentizace (2FA). To zahrnujepo odeslání souboru je heslo k jeho otevření doručeno příjemci jiným komunikačním kanálem než tím, který byl použit k odeslání dokumentu – například telefonicky nebo pomocí zabezpečené komunikační aplikace.
Tímto způsobem minimalizujete riziko neoprávněného přístupu k dokumentu, i když samotný soubor unikne mimo důvěryhodný okruh příjemců. Péče o silné heslo, které kombinuje velká a malá písmena, speciální znaky a čísla, stejně jako pravidelná změna hesla jsou dalšími postupy, které pomáhají udržet vysokou úroveň bezpečnosti.
Kontrola přístupu
Zapomeňte na připojování brand booku přímo k e-mailu, pokud nechcete riskovat odposlech vašich materiálů. Stojí za to používat specializované platformy pro sdílení souborů, které nabízejí různé možnosti kontroly přístupu, autentizace, šifrování nebo sledování aktivit. Příklady zahrnují Google Workspace, Dropbox nebo SharePoint.
Jasná komunikace
Vytvořte sekci "Do's and Don'ts".
Můžete přidat modul do brand booku s jasně popsanými pravidly, co lze a co nelze dělat s materiály v něm obsaženými. V této sekci můžete zahrnout pokyny pro správné používání prvků značky (např. loga, barevné palety) a také poskytnout příklady nesprávného použití. To by mělo zahrnovat jak vizuální příklady, tak jasné písemné pokyny.
Sbírejte zpětnou vazbu
Pro tento účel můžete vytvořit speciální kanál zpětné vazby, např. vyhrazenou e-mailovou adresu, což vám usnadní sběr komentářů a návrhů týkajících se brand booku od různých uživatelů. To může být způsob, jak získat cenné názory a také nástroj pro hlášení problémů nebo nepřesností v dokumentu.
Edukujte své příjemce
Pokud je to nutné, organizujte školení, online workshopy nebo natočte krátký videokurz, který můžete pouštět opakovaně, abyste vysvětlili pravidla používání vašeho brand booku.
Osvedčené postupy
Aktualizujte a organizujte verze
Místo složitých metod správy verzí můžete vytvořit jednoduchý systém číslování verzí a datování, což umožní snadnou identifikaci nejnovější verze brand booku.
Vytvářejte bezpečné zálohy
Nezapomeňte uchovávat záložní kopie. Můžete je uchovávat v cloudu (např. Google Drive, Dropbox), na firemních serverech nebo na externích harddiscích. Je zásadní, aby byly zálohy pravidelně aktualizovány a uchovávány na různých fyzických místech, aby se minimalizovalo riziko ztráty souborů. Pravidelně testujte postupy obnovy dat, abyste zajistili, že zálohy jsou funkční.
Připravte postupy pro případy narušení dat
Zvláště důležité v případě rozsáhlých dokumentů, které přesně popisují vizuální pokyny značky a které by mohly usnadnit vytváření konkurenčních výhod. Vypracujte komunikační plán, který bude použit v případě neautorizovaného úniku dat. Postup by měl zahrnovat fáze identifikace úniku, analýzu rozsahu škod a také určení potenciálního dopadu na společnost. Je důležité rychle informovat všechny zainteresované strany a podniknout nápravná opatření. To mohou být právní kroky, ale také externí a interní komunikace zaměřená na ochranu image společnosti – jako jsou školení nebo aktualizace bezpečnostních opatření.
Připravte checklist a FAQ
Na konci dokumentu můžete přidat checklist s pravidly pro bezpečné sdílení, aby uživatelé mohli rychle přezkoumat klíčové body před odesláním dalším osobám. Pro zlepšení procesu asimilace informací od nových obchodních partnerů můžete také přidat sekci FAQ, která odpoví na nejčastější dotazy – včetně těch týkajících se bezpečného sdílení brand booku.
