Dataskydd
Bestäm omfattningen av konfidentialitet
Etabliera tydliga regler för användning, vidare delning eller förbud mot att använda dokumentet för andra ändamål än de som specificeras inom ramen för samarbetet. Tillämpa nödvändiga och entydiga bestämmelser i avtalet med alla som har tillgång till din varumärkesbok. Vid känsliga material, överväg alltid att ingå ett sekretessavtal (NDA).
Märk upphovsrätt
Se till att varumärkesboken är upphovsrättsskyddad och markera detta tydligt i dokumentet.
Skicka endast nödvändiga sektioner
Du kan välja att endast dela vissa kapitel eller sektioner om mottagaren inte behöver en bredare kontext. Vid konfidentiella data och situationer där endast utvald information behövs för att utföra en uppgift är detta helt tillräckligt.
Skydda filen med ett lösenord
En grundläggande skyddsåtgärd är att lägga till ett lösenord till själva PDF-filen. För att göra detta kan du använda verktyg som finns i populära PDF-redigeringsprogram, som Adobe Acrobat eller Foxit Reader.
Lite mer behövs för att autentiseringsprocessen ska täcka två säkerhetsnivåer, vilket kallas tvåfaktorsautentisering (2FA). Det innebärefter att ha delat filen, skickas lösenordet för att öppna det till mottagaren genom en annan kommunikationskanal än den som användes för att skicka dokumentet – till exempel via telefon eller genom en säker kommunikationsapp.
Genom att göra detta minimerar du risken för obehörig åtkomst till dokumentet, även om filen i sig läcker utanför den betrodda mottagarkretsen. Att se till att ha ett starkt lösenord, som kombinerar stora och små bokstäver, specialtecken och siffror, samt att regelbundet byta lösenord är ytterligare praxis som hjälper till att upprätthålla en hög säkerhetsnivå.
Kontrollera åtkomst
Glöm att bifoga en varumärkesbok direkt till ett e-postmeddelande om du inte vill riskera att dina material avlyssnas. Det är värt att använda dedikerade plattformar för att dela filer, som erbjuder olika åtkomstkontrollalternativ, autentisering, kryptering eller aktivitetsövervakning. Exempel inkluderar Google Workspace, Dropbox eller SharePoint.
Tydlig kommunikation
Skapa en 'Do's and Don'ts' sektion
Du kan lägga till en modul i varumärkesboken med tydligt beskrivna regler för vad som kan och vad som inte kan göras med materialet där i. I den här sektionen kan du inkludera riktlinjer för korrekt användning av varumärkeselement (t.ex. logotyper, färgpaletter), samt ge exempel på felaktig användning. Detta bör täcka både visuella exempel och tydliga, skriftliga instruktioner.
Samla in feedback
För detta syfte kan du skapa en särskild feedbackkanal, t.ex. en dedikerad e-postadress, vilket kommer att göra det lättare för dig att samla in kommentarer och förslag om varumärkesboken från olika användare. Detta kan vara ett sätt att samla värdefulla åsikter samt ett verktyg för att rapportera problem eller felaktigheter i dokumentet.
Utbilda dina mottagare
Om det behövs, organisera utbildningar, onlineworkshops eller spela in en kort videokurs som du kan spela upp flera gånger för att förklara reglerna för användning av varumärkesboken.
Bästa praxis
Uppdatera och organisera versioner
Istället för komplicerade versionshanteringsmetoder, kan du skapa ett enkelt versionsnumreringssystem och datering, vilket gör det lätt att identifiera den senaste versionen av varumärkesboken.
Skapa säkra säkerhetskopior
Kom ihåg att hålla säkerhetskopior. Du kan lagra dem i molnet (t.ex. Google Drive, Dropbox), på företagsservrar eller på externa hårddiskar. Det är viktigt att säkerhetskopiorna uppdateras regelbundet och lagras på olika fysiska platser för att minimera risken för filförlust. Testa regelbundet dataåterställningsprocedurer för att säkerställa att säkerhetskopiorna fungerar.
Förbered procedurer för dataintrång
Särskilt viktigt i fallet med omfattande dokument som noggrant beskriver ett varumärkes visuella riktlinjer, vilket kan underlätta skapandet av konkurrensfördelar. Utveckla en kommunikationsplan som ska användas vid ett obehörigt dataläckage. Proceduren bör omfatta stadier av läckageidentifiering, skadanalysering och även fastställande av potentiell påverkan på företaget. Det är väsentligt att snabbt meddela alla berörda parter och vidta korrigerande åtgärder. Dessa kan vara rättsliga åtgärder, men också extern och intern kommunikation som syftar till att skydda företagets image – såsom utbildningar eller uppdateringar av säkerhetsåtgärder.
Förbered en checklista och FAQ
I slutet av dokumentet kan du inkludera en checklista med regler för säker delning, så att användare snabbt kan gå igenom de viktigaste punkterna innan de skickar det till andra. För att förbättra processen att ta till sig information av nya affärspartners, kan du också lägga till en FAQ-sektion som besvarar de vanligaste frågorna – inklusive de som rör säker delning av varumärkesboken.
