Proteção de Dados
Determinar o escopo de confidencialidade
Estabeleça regras claras para o uso, compartilhamento ou proibição do uso do documento para fins diferentes dos especificados no âmbito da cooperação. Aplique disposições necessárias e inequívocas no acordo com qualquer pessoa que tenha acesso ao seu livro de marca. No caso de materiais sensíveis, sempre considere a celebração de um acordo de confidencialidade (NDA).
Marque os direitos autorais
Certifique-se de que o livro de marca é protegido por direitos autorais e marque isso claramente no documento.
Envie apenas as seções necessárias
Você pode optar por compartilhar apenas certos capítulos ou seções se o destinatário alvo não precisar de um contexto mais amplo. No caso de dados confidenciais e situações onde apenas informações selecionadas são necessárias para realizar uma tarefa, isso é completamente suficiente.
Proteja o arquivo com senha
Uma proteção básica é adicionar uma senha ao próprio arquivo PDF. Para fazer isso, você pode usar ferramentas disponíveis em programas populares de edição de PDF, como Adobe Acrobat ou Foxit Reader.
Um pouco mais é necessário para que o processo de autenticação cubra dois níveis de segurança, conhecido como autenticação de dois fatores (2FA). Isso envolveapós compartilhar o arquivo, a senha para abri-lo é entregue ao destinatário através de um canal de comunicação diferente daquele usado para enviar o documento – por exemplo, por telefone ou através de um aplicativo de comunicação seguro.
Ao fazer isso você minimiza o risco de acesso não autorizado ao documento, mesmo se o próprio arquivo vazar para fora do círculo de destinatários confiáveis. Cuidar de uma senha forte, que combine letras maiúsculas e minúsculas, caracteres especiais e números, bem como mudar a senha regularmente são práticas adicionais que ajudam a manter um alto nível de segurança.
Controle de acesso
Esqueça anexar um livro de marca diretamente a um e-mail se você não quiser arriscar a interceptação de seus materiais. Vale a pena usar plataformas dedicadas para compartilhamento de arquivos, que oferecem várias opções de controle de acesso, autenticação, criptografia ou monitoramento de atividades. Exemplos incluem Google Workspace, Dropbox ou SharePoint.
Comunicação clara
Crie uma seção de 'Boas práticas e evite'
Você pode adicionar um módulo ao manual da marca com regras claramente descritas sobre o que pode e o que não pode ser feito com os materiais contidos nele. Nesta seção, você pode incluir diretrizes para o uso adequado dos elementos da marca (por exemplo, logotipos, paletas de cores), bem como fornecer exemplos de uso incorreto. Isso deve cobrir exemplos visuais e instruções escritas claras.
Colete feedback
Para esse fim, você pode criar um canal especial de feedback, por exemplo, um endereço de e-mail dedicado, que facilitará a coleta de comentários e sugestões sobre o manual da marca de diferentes usuários. Esta pode ser uma forma de reunir opiniões valiosas, bem como uma ferramenta para relatar problemas ou imprecisões no documento.
Eduque seus destinatários
Se necessário, organize treinamentos, workshops online ou grave um pequeno curso em vídeo que você possa reproduzir várias vezes para explicar as regras de uso do manual da marca da sua empresa.
Melhores Práticas
Atualize e organize versões
Em vez de métodos complicados de gerenciamento de versões, você pode criar um sistema simples de numeração e datação, o que permitirá a fácil identificação da versão mais recente do manual da marca.
Crie backups seguros
Lembre-se de manter cópias de segurança. Você pode armazená-las na nuvem (por exemplo, Google Drive, Dropbox), nos servidores da empresa ou em discos rígidos externos. É crucial que as cópias de segurança sejam atualizadas regularmente e armazenadas em diferentes locais físicos para minimizar o risco de perda de arquivos. Teste regularmente os procedimentos de recuperação de dados para garantir que as cópias de segurança estejam funcionais.
Prepare procedimentos para incidentes de violação de dados
Especialmente importante no caso de documentos extensos que descrevem precisamente as diretrizes visuais de uma marca, o que poderia facilitar a criação de vantagens competitivas. Desenvolva um plano de comunicação a ser usado no caso de um vazamento de dados não autorizado. O procedimento deve incluir etapas de identificação do vazamento, análise do escopo dos danos e também determinar o impacto potencial na empresa. É essencial notificar rapidamente todas as partes interessadas e tomar medidas corretivas. Essas podem ser ações legais, mas também comunicação externa e interna voltada a proteger a imagem da empresa - como treinamentos ou atualizações de medidas de segurança.
Prepare uma lista de verificação e FAQ
No final do documento, você pode incluir uma lista de verificação com regras para compartilhamento seguro, para que os usuários possam revisar rapidamente os pontos-chave antes de enviá-lo a outros. Para melhorar o processo de assimilação de informações por novos parceiros de negócios, você também pode adicionar uma seção de FAQ que responderá às perguntas mais frequentes incluindo aquelas relativas ao compartilhamento seguro do manual da marca.
