Databeskyttelse
Bestem omfanget av konfidensialitet
Etabler klare regler for bruk, videre deling eller forbud mot bruk av dokumentet til andre formål enn de som er spesifisert innenfor samarbeidet. Anvend nødvendige og entydige bestemmelser i avtalen med alle som har tilgang til din merkevarebok. I tilfelle sensitive materialer, vurder alltid å inngå en taushetserklæring (NDA).
Merk opphavsrett
Sørg for at merkevareboken er opphavsrettsbeskyttet og marker dette klart i dokumentet.
Send kun nødvendige seksjoner
Du kan velge å kun dele visse kapitler eller seksjoner hvis målgruppen ikke trenger en bredere kontekst. Ved konfidensielle data og situasjoner der kun utvalgt informasjon er nødvendig for å utføre en oppgave, er dette fullstendig tilstrekkelig.
Beskytt filen med et passord
En grunnleggende beskyttelse er å legge til et passord i selve PDF-filen. For å gjøre dette kan du bruke verktøy tilgjengelig i populære PDF-redigeringsprogrammer, som Adobe Acrobat eller Foxit Reader.
Det trengs litt mer for å dekke autentiseringsprosessen over to sikkerhetsnivåer, kjent som tofaktorautentisering (2FA). Det innebæreretter å ha delt filen, blir passordet for å åpne den levert til mottakeren gjennom en annen kommunikasjonskanal enn den som ble brukt til å sende dokumentet – for eksempel, over telefon eller gjennom en sikret kommunikasjonsapp.
Ved å gjøre dette minimerer du risikoen for uautorisert tilgang til dokumentet, selv om filen i seg selv lekker utenfor den betrodde mottakersirkelen. Å ta vare på et sterkt passord, som kombinerer store og små bokstaver, spesialtegn og tall, samt regelmessig endrede passord er ytterligere tiltak som hjelper til å opprettholde et høyt sikkerhetsnivå.
Kontroller tilgang
Glem å legge ved merkevareboken direkte i en e-post hvis du ikke vil risikere at materialene dine blir avlyttet. Det er verdt å bruke dedikerte plattformer for fildeling, som tilbyr ulike tilgangskontrollalternativer, autentisering, kryptering eller aktivitetsovervåking. Eksempler inkluderer Google Workspace, Dropbox eller SharePoint.
Tydelig kommunikasjon
Lag en forhåndsdefinert 'Do's and Don'ts'-seksjon
Du kan legge til en modul i merkevareboken med tydelig beskrevne regler om hva som kan og hva som ikke kan gjøres med materialene som finnes deri. I denne seksjonen kan du inkludere retningslinjer for korrekt bruk av merkeelements (f.eks. logoer, fargepaletter), samt gi eksempler på feil bruk. Dette bør dekke både visuelle eksempler og klare, skriftlige instruksjoner.
Samle tilbakemelding
For dette formålet kan du opprette en spesiell tilbakemeldingskanal, f.eks. en dedikert e-postadresse, som vil gjøre det lettere for deg å samle kommentarer og forslag om merkevareboken fra ulike brukere. Dette kan være en måte å samle verdifulle meninger samt et verktøy for å rapportere problemer eller unøyaktigheter i dokumentet.
Utdann mottakerne dine
Om nødvendig, organiser opplæring, nettverksskops, eller ta opp et kort videokurs som du kan spille av flere ganger for å forklare reglene for bruk av din merkevarebok.
Beste praksis
Oppdater og organiser versjoner
I stedet for kompliserte versjonshåndteringsmetoder, kan du lage et enkelt versjonnummereringssystem og datering, som vil tillate lett identifisering av den nyeste merkevarebokversjonen.
Lag sikre sikkerhetskopier
Husk å ta sikkerhetskopier. Du kan lagre dem i skyen (f.eks. Google Drive, Dropbox), på bedriftens servere, eller på eksterne harddisker. Det er avgjørende at sikkerhetskopiene oppdateres regelmessig og lagres på forskjellige fysiske steder for å minimere risikoen for filtap. Test regelmessig datagjenopprettingsprosedyrer for å sikre at sikkerhetskopiene fungerer.
Forbered prosedyrer for datainnbrudd
Spesielt viktig i tilfelle omfattende dokumenter som nøye beskriver en merkes visuelle retningslinjer, som kan bidra til å skape konkurransefortrinn. Utvikle en kommunikasjonsplan som skal brukes ved uautorisert datalekkasje. Prosedyren bør inkludere stadier av lekkasjeidentifikasjon, skadeomfangsanalyse, og også fastsette den potensielle påvirkningen på selskapet. Det er viktig å varsle alle berørte parter raskt og ta korreksive trinn. Disse kan være juridiske handlinger, men også ekstern og intern kommunikasjon rettet mot å beskytte selskapets image – slik som opplæring eller oppdateringer av sikkerhetstiltak.
Forbered en sjekkliste og FAQ
På slutten av dokumentet kan du inkludere en sjekkliste med regler for sikker deling, slik at brukerne raskt kan gå gjennom nøkkelpunktene før de sender den til andre. For å forbedre prosessen med assimilering av informasjon av nye forretningspartnere, kan du også legge til en FAQ-seksjon som vil svare på de mest stilte spørsmålene – inkludert de som gjelder sikker deling av merkevareboken.
