Gegevensbescherming
Bepaal de reikwijdte van vertrouwelijkheid
Stel duidelijke regels vast voor het gebruik, verdere delen of verbod op het gebruik van het document voor andere doeleinden dan die binnen de reikwijdte van de samenwerking zijn gespecificeerd. Pas noodzakelijke en ondubbelzinnige bepalingen toe in de overeenkomst met iedereen die toegang heeft tot je merkboek. Overweeg bij gevoelige materialen altijd een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) te sluiten.
Merk het auteursrecht duidelijk
Zorg ervoor dat het merkboek auteursrechtelijk beschermd is en markeer dit duidelijk in het document.
Stuur alleen de nodige secties
Je kunt ervoor kiezen om alleen bepaalde hoofdstukken of secties te delen als de doelontvanger geen bredere context nodig heeft. In het geval van vertrouwelijke gegevens en situaties waarin alleen geselecteerde informatie nodig is voor het uitvoeren van een taak, is dit volledig voldoende.
Beveilig het bestand met een wachtwoord
Basisbescherming is om een wachtwoord toe te voegen aan het PDF-bestand zelf. Hiervoor kun je tools gebruiken die beschikbaar zijn in populaire PDF-bewerkingsprogramma's, zoals Adobe Acrobat of Foxit Reader.
Voor het authenticatieproces is iets meer nodig om twee veiligheidsniveaus te dekken, bekend als tweefactorauthenticatie (2FA). Dit houdt innadat het bestand is gedeeld, wordt het wachtwoord om het te openen via een ander communicatiekanaal dan het gebruikte verzendkanaal aan de ontvanger bezorgd – bijvoorbeeld telefonisch of via een beveiligde communicatie-app.
Door dit te doen minimaliseer je het risico van ongeautoriseerde toegang tot het document, zelfs als het bestand zelf buiten de vertrouwde kring van ontvangers lekt. Het zorgen voor een sterk wachtwoord, dat hoofdletters en kleine letters, speciale tekens en cijfers combineert, evenals het regelmatig wijzigen van het wachtwoord, zijn extra praktijken die helpen om een hoog beveiligingsniveau te behouden.
Controleer de toegang
Vergeet het bijvoegen van een merkboek direct aan een e-mail als je niet het risico wilt lopen dat je materialen worden onderschept. Het is de moeite waard om speciale platforms te gebruiken voor het delen van bestanden, die verschillende toegangscontroleopties, authenticatie, versleuteling of activiteitenmonitoring bieden. Voorbeelden zijn Google Workspace, Dropbox of SharePoint.
Duidelijke communicatie
Maak een 'Do's and Don'ts' sectie
U kunt een module aan het merkboek toevoegen met duidelijk beschreven regels over wat wel en niet kan met de daarin opgenomen materialen. In deze sectie kunt u richtlijnen opnemen voor het juiste gebruik van merkelementen (bijv. logo's, kleurenpaletten) en ook voorbeelden geven van onjuist gebruik. Dit moet zowel visuele voorbeelden als duidelijke, schriftelijke instructies bevatten.
Verzamel feedback
Hiervoor kunt u een speciaal feedbackkanaal maken, bijvoorbeeld een speciaal e-mailadres, wat het voor u gemakkelijker zal maken om opmerkingen en suggesties over het merkboek van verschillende gebruikers te verzamelen. Dit kan een manier zijn om waardevolle meningen te verzamelen en een hulpmiddel om problemen of onnauwkeurigheden in het document te melden.
Onderwijs uw ontvangers
Organiseer indien nodig trainingen, online workshops of neem een korte videocursus op die u meerdere keren kunt afspelen om de regels voor het gebruik van het merkboek van uw merk uit te leggen.
Beste praktijken
Versies bijwerken en organiseren
In plaats van ingewikkelde versiebeheer methoden, kunt u een eenvoudig versienummeringssysteem en dateringssysteem maken, waardoor u gemakkelijk de nieuwste versie van het merkboek kunt identificeren.
Maak veilige back-ups
Vergeet niet om back-upkopieën te maken. U kunt deze opslaan in de cloud (bijvoorbeeld Google Drive, Dropbox), op bedrijfsservers of op externe harde schijven. Het is cruciaal dat de back-ups regelmatig worden bijgewerkt en op verschillende fysieke locaties worden opgeslagen om het risico op verlies van bestanden te minimaliseren. Test regelmatig databherstelprocedures om ervoor te zorgen dat de back-ups functioneel zijn.
Bereid procedures voor datalekincidenten voor
Zeer belangrijk in het geval van uitgebreide documenten die de visuele richtlijnen van een merk nauwkeurig beschrijven, wat concurrentievoordelen kan opleveren. Ontwikkel een communicatieplan voor het geval van een ongeautoriseerde datalek. De procedure moet fasen bevatten zoals identificatie van de lek, analyse van de schadeomvang en het bepalen van de potentiële impact op het bedrijf. Het is essentieel om alle betrokken partijen snel te informeren en corrigerende maatregelen te nemen. Dit kunnen juridische stappen zijn, maar ook externe en interne communicatie gericht op het beschermen van het imago van het bedrijf – zoals trainingen of updates van beveiligingsmaatregelen.
Bereid een checklist en FAQ voor
Aan het einde van het document kunt u een checklist opnemen met regels voor veilig delen, zodat gebruikers snel de belangrijkste punten kunnen bekijken voordat ze deze naar anderen verzenden. Om het proces van informatieassimilatie door nieuwe zakenpartners te verbeteren, kunt u ook een FAQ-sectie toevoegen die de meest gestelde vragen beantwoordt – inclusief die over het veilig delen van het merkboek.
