문서가 방대하고 설명하는 주요 요소가 많을수록 더욱 민감한 데이터를 포함하게 되며, 따라서 이를 기밀 파일로 취급해야 합니다. 다양한 주체와 효과적으로 정보를 공유하면서 중요한 정보 유출로부터 자신을 보호하려면, 파일 공유 시 보안 조치를 취하고 문서를 명확하게 수신할 수 있도록 해야 합니다..
협력의 범위 내에서 명확하게 규정된 목적 외의 용도로 문서를 사용, 추가 공유 또는 금지하는 명확한 규칙을 설정합니다. 브랜드 북에 접근하는 모든 사람과의 계약에 필요한 명확한 조항을 적용하십시오. 민감한 자료의 경우, 항상 비공개 계약(NDA)을 체결하는 것을 고려하십시오..
브랜드 북이 저작권 보호를 받도록 하고 이를 문서에 명확하게 표시하십시오.
대상 수신자가 더 넓은 맥락을 필요로 하지 않는 경우, 특정 장이나 섹션만 공유할 수 있습니다. 기밀 데이터와 특정 정보만 필요로 하는 상황에서는 이것만으로도 충분합니다.
기본 보호 조치는 PDF 파일 자체에 비밀번호를 추가하는 것입니다. 이를 위해 Adobe Acrobat이나 Foxit Reader와 같은 인기 있는 PDF 편집 프로그램에서 제공하는 도구를 사용할 수 있습니다.
인증 프로세스가 두 단계의 보안을 포함하도록 조금 더 필요합니다. 이는 이중 인증(2FA)으로 알려져 있습니다.파일을 공유한 후, 파일을 열기 위한 비밀번호는 문서를 보내는 데 사용된 것과 다른 통신 채널을 통해 수신자에게 전달됩니다. - 예를 들어 전화나 보안된 통신 앱을 통해서.
이렇게 함으로써 문서가 신뢰할 수 있는 수신자 범위를 벗어났더라도 무단 접근 위험을 최소화합니다.대문자와 소문자, 특수 문자, 숫자를 조합한 강력한 비밀번호를 사용하고 정기적으로 비밀번호를 변경하는 추가적인 실천 방법은 높은 보안 수준을 유지하는 데 도움이 됩니다.
자료 가로채기 위험을 원치 않는다면 브랜드 북을 이메일에 직접 첨부하는 것은 잊어버리십시오. 여러 접근 제어 옵션, 인증, 암호화, 활동 모니터링을 제공하는 전용 파일 공유 플랫폼을 사용하는 것이 좋습니다. 구글 워크스페이스, 드롭박스 또는 쉐어포인트가 예가 될 수 있습니다.
브랜드 북에 포함된 자료에 대해 무엇을 할 수 있고 할 수 없는지 명확하게 설명한 규칙을 포함한 모듈을 추가할 수 있습니다. 이 섹션에는 브랜드 요소(예: 로고, 색상 팔레트)의 올바른 사용에 대한 지침뿐만 아니라 잘못된 사용 예도 포함할 수 있습니다. 이는 시각적 예와 명확한 서면 지침 모두를 다루어야 합니다.
이를 위해 전용 피드백 채널을 만들 수 있습니다. 예를 들어, 전용 이메일 주소가 있어 브랜드 북에 대한 댓글과 제안을 쉽게 수집할 수 있습니다. 다양한 사용자로부터 가치 있는 의견을 수집하는 방법일 뿐만 아니라 문서의 문제점이나 부정확함을 보고하는 도구가 될 수 있습니다.
필요한 경우 교육, 온라인 워크숍을 조직하거나 브랜드북 사용 규칙을 여러 번 재생할 수 있는 짧은 비디오 강좌를 녹화할 수 있습니다.
복잡한 버전 관리 방법 대신, 간단한 버전 번호 체계와 날짜를 만들 수 있습니다. 이를 통해 최신 브랜드북 버전을 쉽게 식별할 수 있습니다.
백업을 유지하는 것을 잊지 마십시오. 이를 클라우드(예: Google Drive, Dropbox), 회사 서버 또는 외장 하드 드라이브에 저장할 수 있습니다. 백업은 정기적으로 업데이트되고 파일 손실 위험을 최소화하기 위해 다른 물리적 위치에 저장되는 것이 중요합니다. 백업이 제대로 작동하는지 확인하기 위해 데이터 복구 절차를 정기적으로 테스트하십시오.
브랜드의 시각적 지침을 정밀하게 설명하는 방대한 문서의 경우 특히 중요합니다. 이는 경쟁 우위를 창출하는 데 도움이 될 수 있습니다. 무단 데이터 유출 시 사용할 커뮤니케이션 계획을 개발하십시오. 절차에는 유출 식별 단계, 피해 범위 분석, 그리고 회사에 미치는 잠재적 영향을 포함해야 합니다. 모든 관련 당사자에게 신속하게 알리고 수정 조치를 취하는 것이 중요합니다. 법적 조치일 수 있으며, 회사 이미지를 보호하기 위한 외부 및 내부 커뮤니케이션도 포함됩니다. 예를 들어 교육 또는 보안 조치 업데이트 등이 있습니다.
문서 끝에 안전한 공유 규칙이 포함된 체크리스트를 추가하여 사용자가 다른 사람에게 보낼 때 주요 포인트를 빠르게 검토할 수 있도록 할 수 있습니다. 새로운 비즈니스 파트너가 정보를 더 잘 이해할 수 있도록 가장 자주 묻는 질문에 대한 답변을 제공하는 FAQ 섹션을 추가할 수 있습니다. - 브랜드 북의 안전한 공유와 관련된 질문을 포함하여.
정기적인 백업 및 데이터 유출 상황에 대한 절차는 브랜드 북의 보안에 필수적입니다. 문서에 체크리스트와 FAQ 섹션을 추가하면 브랜드 가이드라인을 안전하게 공유하고 이해하는 데 도움이 됩니다.
브랜드 북을 보호하는 것은 브랜드 이미지 일관성을 유지하고 자료의 무단 사용을 방지하는 데 매우 중요합니다.
위의 지침들을 유념한다면, 브랜드 이미지에 대한 지시 사항이 안전하게 사용되고 의도된 대로 활용될 것이라는 확신을 가질 수 있습니다. 동적으로 변화하는 조건과 위협에 맞추어 보안 절차를 지속적으로 업데이트하는 것을 잊지 마세요. 이를 통해 당신의 브랜드 북은 브랜드를 최고 수준으로 지원하는 도구가 될 것입니다.
