ブランドブックを安全に共有し、安心して使用する方法

はじめに

あなたのドキュメントが広範であり、記述する重要な要素が多く、機密データを含むなら、その分だけそれを機密ファイルとして扱う必要があります。情報を効率的に共有しながらも重要な情報の漏洩を防ぐには、 ファイルを共有する際のセキュリティ対策を講じ、ドキュメントが確実に受け取られるようにします。.

データ保護

機密性の範囲を決定する

協力の範囲内で、ドキュメントの使用、さらなる共有、または禁止事項について明確なルールを確立します。ブランドブックにアクセスするすべての人との契約に必要かつ明確な規定を盛り込みます。 機密性の高い資料の場合、常に機密保持契約（NDA）の締結を検討してください。.

著作権を明示する

ブランドブックに著作権があることを確認し、ドキュメントに明示します。

必要なセクションのみ送信する

対象の相手が広範な文脈を必要としない場合は、特定の章やセクションのみを共有することができます。機密データや特定の情報が必要な作業の場合、これだけで完全に十分です。

ファイルをパスワードで保護する

基本的な保護として、PDFファイル自体にパスワードを追加します。これを行うには、Adobe AcrobatやFoxit Readerなどの一般的なPDF編集プログラムで利用できるツールを使用します。

二要素認証（2FA）と呼ばれるセキュリティの二段階認証プロセスをカバーするには、もう少し工夫が必要です。ファイルを共有した後、開くためのパスワードをドキュメント送信時とは異なる通信チャネルを通じて受信者に送信します。 例えば、電話やセキュアな通信アプリを使用します。

これを行うことで、 ドキュメントへの不正アクセスのリスクを最小限に抑えることができます。ファイル自体が信頼できる受信者の外に漏洩した場合でも、強固なパスワードを設定し、適宜変更することで高レベルのセキュリティを維持できます。

アクセスを制御する

素材の傍受を回避したい場合、ブランドブックを直接メールに添付するのは避けましょう。ファイル共有用の専用プラットフォームを使用し、アクセス制御、認証、暗号化、アクティビティ監視などのオプションを利用する価値があります。 例として、Google Workspace、Dropbox、またはSharePointなど。

明確なコミュニケーション

「Do's and Don'ts」セクションを作成する

材料の取り扱いルールについて明確に記述されたモジュールをブランドブックに追加できます。このセクションでは、ブランド要素（ロゴ、カラーパレットなど）の適切な使用方法に関するガイドラインや、不適切な使用例を含めることができます。これにはビジュアルの例と明確な書面による指示の両方が含まれるべきです。

フィードバックの収集

この目的のために、フィードバック専用のチャネルを作成することができます。 専用のメールアドレスなどを用意すれば、ブランドブックに関するコメントや提案を収集しやすくなります。 これは、貴重な意見を集めるとともに、文書の問題点や不正確さを報告するツールとなります。

受け手への教育

必要であれば、研修、オンラインワークショップを開催したり、ルールを説明するための短いビデオコースを録画して、何度も再生できるようにすることができます。

ベストプラクティス

バージョンの更新と整理

複雑なバージョン管理方法の代わりに、 シンプルなバージョン番号付けのシステムを作成することができます。 これにより、最新のブランドブックのバージョンを簡単に識別できるようになります。

安全なバックアップを作成

バックアップコピーを保持することを忘れないでください。クラウド（例：Google Drive、Dropbox）、会社のサーバー、または外部ハードドライブに保存できます。 バックアップが定期的に更新され、異なる物理的な場所に保管されることが重要です。これはファイルの紛失リスクを最小限に抑えるためです。 データ復旧手順を定期的にテストし、バックアップが機能していることを確認してください。

データ漏洩事案に備えた手順の準備

特にブランドのビジュアルガイドラインを詳述した広範なドキュメントの場合、競争上の優位性を高めるために不正利用される可能性があるため、未承認のデータ漏洩時の対処コミュニケーション計画を立てることが重要です。この手順には、漏洩の特定、損害範囲の分析、および会社への影響を判断する段階が含まれるべきです。 関係者全員に迅速に通知し、是正措置を講じることが必要です。 これには法的措置だけでなく、会社のイメージを保護するための外部および内部のコミュニケーションも含まれます。たとえばトレーニングやセキュリティ対策の更新などです。

チェックリストとFAQの準備

文書の最後に、安全な共有に関するルールを含むチェックリストを追加して、ユーザーが他者に送信する前にキーとなるポイントを迅速に確認できるようにすることができます。新しいビジネスパートナーが情報を理解しやすくするために、 よくある質問（FAQ）セクションを追加して、最もよくある質問に回答することもできます。 ブランドブックの安全な共有に関する質問も含めてください。

まとめ

ブランドブックの保護は、ブランドイメージの一貫性を保ち、資料の不正使用を防ぐために重要です。

次のことを忘れないでください。

• ブランドブックの機密範囲の定義と著作権の保護
• 文書の選択されたセクションを安全に共有すること
• ファイルのパスワードや二要素認証などのセキュリティ対策の実施
• 専用プラットフォームを通じたアクセス制御
• 明確なコミュニケーションと、「すべきこと」と「してはいけないこと」セクションの準備
• 定期的にバックアップを作成すること

上記のガイドラインを念頭に置くことで、ブランドのイメージに関する指示が安全で、意図された通りに使用されることを確信できます。ダイナミックに変化する状況や脅威に対応するために、セキュリティ手続きを常に更新することを忘れないでください。これにより、ブランドブックは最高レベルでブランドをサポートするツールとなるでしょう。