Protezione dei dati
Determinare l'ambito di riservatezza
Stabilisci regole chiare per l'utilizzo, l'ulteriore condivisione o il divieto di utilizzo del documento per scopi diversi da quelli specificati nell'ambito della cooperazione. Applica disposizioni necessarie e inequivocabili nell'accordo con chiunque abbia accesso al tuo brand book. In caso di materiali sensibili, considera sempre di stipulare un accordo di non divulgazione (NDA).
Marca il copyright
Assicurati che il brand book sia protetto da copyright e indica chiaramente questo nel documento.
Invia solo le sezioni necessarie
Puoi scegliere di condividere solo certi capitoli o sezioni se il destinatario finale non ha bisogno di un contesto più ampio. Nel caso di dati riservati e situazioni in cui sono necessarie solo informazioni selezionate per svolgere un compito, questo è completamente sufficiente.
Proteggi il file con una password
Una protezione di base è aggiungere una password al file PDF stesso. Per fare ciò, puoi utilizzare strumenti disponibili nei popolari programmi di modifica PDF, come Adobe Acrobat o Foxit Reader.
È necessario un po' di più perché il processo di autenticazione copra due livelli di sicurezza, noto come autenticazione a due fattori (2FA). Questo comportadopo aver condiviso il file, la password per aprirlo viene consegnata al destinatario tramite un canale di comunicazione diverso da quello usato per inviare il documento – ad esempio, per telefono o tramite un'app di comunicazione sicura.
Facendo questo minimizza il rischio di accesso non autorizzato al documento, anche se il file stesso trapela fuori dal cerchio di destinatari fidati. Prendersi cura di una password forte, che combini lettere maiuscole e minuscole, caratteri speciali e numeri, così come cambiare regolarmente la password, sono pratiche aggiuntive che aiutano a mantenere un alto livello di sicurezza.
Controlla l'accesso
Dimentica di allegare un brand book direttamente a un'email se non vuoi rischiare l'intercettazione dei tuoi materiali. Vale la pena utilizzare piattaforme dedicate per la condivisione di file, che offrono varie opzioni di controllo degli accessi, autenticazione, crittografia o monitoraggio delle attività. Esempi includono Google Workspace, Dropbox o SharePoint.
Comunicazione chiara
Crea una sezione 'Cosa fare e non fare'
Puoi aggiungere un modulo al libro del marchio con regole chiaramente descritte su cosa si può e cosa non si può fare con i materiali in esso contenuti. In questa sezione, puoi includere linee guida per l'uso corretto degli elementi del marchio (ad es. loghi, palette di colori), oltre a fornire esempi di utilizzo scorretto. Questo dovrebbe coprire sia esempi visivi che istruzioni scritte chiare.
Raccogli feedback
A tal fine, puoi creare un canale di feedback speciale, ad es. un indirizzo email dedicato, che ti faciliterà la raccolta di commenti e suggerimenti sul libro del marchio da diversi utenti. Questo può essere un modo per raccogliere opinioni preziose e uno strumento per segnalare problemi o inesattezze nel documento.
Educa i tuoi destinatari
Se necessario, organizza corsi di formazione, workshop online o registra un breve corso video che puoi riprodurre più volte per spiegare le regole dell'utilizzo del brandbook del tuo marchio.
Migliori pratiche
Aggiorna e organizza le versioni
Invece di metodi complicati di gestione delle versioni, puoi creare un semplice sistema di numerazione delle versioni e datazione, che consentirà una facile identificazione dell'ultima versione del brandbook.
Crea backup sicuri
Ricorda di mantenere copie di backup. Puoi conservarle nel cloud (ad es. Google Drive, Dropbox), su server aziendali o su dischi rigidi esterni. È fondamentale che i backup siano aggiornati regolarmente e conservati in diverse località fisiche per minimizzare il rischio di perdita dei file. Testa regolarmente le procedure di recupero dei dati per assicurarti che i backup siano funzionali.
Prepara procedure per incidenti di violazione dei dati
Particolarmente importante nel caso di documenti estesi che descrivono precisamente le linee guida visive di un marchio, il che potrebbe facilitare la creazione di vantaggi competitivi. Sviluppa un piano di comunicazione da utilizzare in caso di fuga di dati non autorizzata. La procedura dovrebbe includere le fasi di identificazione della fuga, analisi della portata del danno e determinazione del potenziale impatto sulla società. È fondamentale notificare rapidamente tutte le parti interessate e prendere misure correttive. Queste potrebbero essere azioni legali, ma anche comunicazioni esterne e interne mirate a proteggere l'immagine dell'azienda – come corsi di formazione o aggiornamenti alle misure di sicurezza.
Prepara una checklist e FAQ
Alla fine del documento, puoi includere una checklist con le regole per la condivisione sicura, in modo che gli utenti possano rivedere rapidamente i punti principali prima di inviarlo ad altri. Per migliorare il processo di assimilazione delle informazioni da parte dei nuovi partner commerciali, puoi anche aggiungere una sezione FAQ che risponda alle domande più frequenti – comprese quelle riguardanti la condivisione sicura del libro del marchio.
