Gögnavernd
Ákvarða umfang trúnaðar
Settu skýrar reglur um notkun, frekari dreifingu eða bann við notkun skjalsins í öðrum tilgangi en þeim sem tilgreindir eru innan samstarfsins. Beittu nauðsynlegum og ótvíræðum ákvæðum í samningi við alla sem hafa aðgang að vörumerkjabók þinni. Í tilviki viðkvæmra gagna, íhugaðu alltaf að gera trúnaðarsamning (NDA).
Merktu höfundarrétt
Gakktu úr skugga um að vörumerkjabókin sé höfundarréttarvarið og merktu þetta skýrt í skjalinu.
Sendu aðeins nauðsynlega hluta
Þú getur valið að deila aðeins ákveðnum köflum eða hlutum ef móttakandinn þarf ekki víðara samhengi. Í tilviki trúnaðargagna og aðstæðna þar sem aðeins er þörf á völdum upplýsingum til að framkvæma verkefni, er þetta fullkomlega nægilegt.
Verndaðu skrána með lykilorði
Grunnvernd er að bæta við lykilorði við PDF-skrána sjálfa. Fyrir þetta geturðu notað verkfæri sem eru í boði í vinsælum PDF-ritstjórnunarforritum eins og Adobe Acrobat eða Foxit Reader.
Þarf aðeins meira fyrir auðkenningarferlið til að ná yfir tvö stig af öryggi, sem er þekkt sem tveggja þátta auðkenning (2FA). Það felur í séreftir að búið er að deila skráinni, lykilorðið til að opna hana er afhent móttakandanum í gegnum annan samskiptaleið en þá sem var notuð til að senda skjalið – til dæmis í síma eða í gegnum örugga samskiptaforrit.
Með því að gera þetta lágmarkarðu hættuna á óviðkomandi aðgangi að skjalinu, jafnvel þótt skráin sjálf leki utan viðurkennda hópsins. Að sjá um sterkt lykilorð, sem sameinar hástafi og lágstafi, sérstafrófa og tölur, sem og að breyta lykilorðinu reglulega eru viðbótarstarfshættir sem hjálpa til við að viðhalda háu öryggisstigi.
Stjórna aðgangi
Gleymdu því að hengja vörumerkjabókina beint við tölvupóst ef þú vilt ekki taka áhættuna á að efnið þitt verði hlerað. Það er þess virði að nota tileinkaða vettvanga fyrir skráarhlutun, sem bjóða upp á ýmsar aðgangsstýringarvalkosti, auðkenningu, dulkóðun eða eftirlit með virkni. Dæmi eru Google Workspace, Dropbox eða SharePoint.
Skýr samskipti
Búðu til kafla um 'Hvað á að gera og hvað ekki'
Þú getur bætt við einingu í vörumerkjabókina með skýrum reglum um hvað má og hvað má ekki gera með efnið í henni. Í þessum hluta getur þú innifalið leiðbeiningar um rétt notkun á vörumerkiseinkennum (t.d. lógó, litapallettur), auk þess að veita dæmi um óviðeigandi notkun. Þetta ætti að innihalda bæði sjónræn dæmi og skýrar, skrifaðar leiðbeiningar.
Safnaðu athugasemdum
Í þessu skyni getur þú búið til sérstaka athugasemdarás, t.d. sérstakt tölvupóstfang, sem mun auðvelda þér að safna athugasemdum og tillögum um vörumerkjabókina frá mismunandi notendum. Þetta getur verið leið til að safna dýrmætum ábendingum sem og verkfæri til að tilkynna vandamál eða ónákvæmni í skjalinu.
Fræðaðu viðtakendur þína
Ef þörf krefur, skipulagðu þjálfun, netnámskeið eða tekið upp stutt myndbandsnámskeið sem þú getur spilað aftur ítrekað til að útskýra reglur um notkun á vörumerkjabók þinni.
Bestu starfsvenjur
Uppfæra og skipuleggja útgáfur
Í staðinn fyrir flóknar aðferðir við útgáfustjórnun, getur þú búið til einfalt útgáfunúmerakerfi og dagsetningar, sem mun gera auðveldlega að auðkenna nýjustu útgáfu vörumerkjabókarinnar.
Búðu til öruggar afrit
Mundu að halda afritum. Þú getur geymt þau í skýinu (t.d. Google Drive, Dropbox), á fyrirtækjaþjónum eða á ytri harða diska. Það er mikilvægt að afritin séu uppfærð reglulega og geymd á mismunandi líkamlegum stöðum til að lágmarka áhættu á taps á skrám. Prófaðu reglulega gagnabataferlið til að tryggja að afritin séu virk.
Undirbúa verklagsreglur fyrir gagnabrotatilvik
Sérstaklega mikilvægt í tilviki umfangsmikilla skjala sem nákvæmlega lýsa sjónrænum leiðbeiningum vörumerkisins, sem gæti auðveldað sköpun samkeppnisforskots. Þróaðu samskiptaáætlun sem verður notuð ef óleyfilegt gagnaleki verður. Ferlið ætti að fela í sér stig stjórnenda á lekatilvikum, umfang skaðagreiningar og einnig að ákvarða hugsanleg áhrif á fyrirtækið. Það er nauðsynlegt að tilkynna fljótt öllum aðilum sem varðar og gera leiðréttandi aðgerðir. Þetta gætu verið lagalegar aðgerðir, en einnig ytri og innri samskipti sem miða að því að vernda ímynd fyrirtækisins - eins og þjálfun eða uppfærslur á öryggisráðstöfunum.
Undirbúa gátlista og algengar spurningar
Í lok skjalsins getur þú innifalið gátlista með reglum um öruggar deilingar, þannig að notendur geti fljótt farið yfir lykilatriði áður en þeir senda það til annarra. Til að bæta ferlið við að fást við upplýsingar hjá nýjum viðskiptafélögum, getur þú einnig bætt við algengu spurningum sem munu svara algengustum spurningum - þar á meðal þeim sem snúa að öruggri deilingu vörumerkjabókar.
