Protection des données
Déterminez le champ de confidentialité
Établissez des règles claires pour l'utilisation, le partage ultérieur ou l'interdiction d'utiliser le document à des fins autres que celles spécifiées dans le cadre de la coopération. Appliquez des dispositions nécessaires et sans équivoque dans l'accord avec toute personne ayant accès à votre guide de marque. Pour les matériaux sensibles, pensez toujours à conclure un accord de non-divulgation (NDA).
Marquez le droit d'auteur
Assurez-vous que le guide de marque est protégé par le droit d'auteur et marquez-le clairement dans le document.
N'envoyez que les sections nécessaires
Vous pouvez choisir de ne partager que certains chapitres ou sections si le destinataire cible n'a pas besoin d'un contexte plus large. Dans le cas de données confidentielles et de situations où seules des informations sélectionnées sont nécessaires pour accomplir une tâche, cela est parfaitement suffisant.
Protégez le fichier avec un mot de passe
Une protection de base consiste à ajouter un mot de passe au fichier PDF lui-même. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des outils disponibles dans des programmes d'édition de PDF populaires, tels qu'Adobe Acrobat ou Foxit Reader.
Un peu plus est nécessaire pour que le processus d'authentification couvre deux niveaux de sécurité, ce qu'on appelle l'authentification à deux facteurs (2FA). Cela impliqueaprès avoir partagé le fichier, que le mot de passe pour l'ouvrir soit transmis au destinataire par un canal de communication différent de celui utilisé pour envoyer le document - par exemple, par téléphone ou via une application de communication sécurisée.
En faisant cela vous minimisez le risque d'accès non autorisé au document, même si le fichier lui-même fuit en dehors du cercle de destinataires de confiance. Prendre soin d'un mot de passe fort, qui combine lettres majuscules et minuscules, caractères spéciaux et chiffres, ainsi que changer régulièrement le mot de passe sont des pratiques supplémentaires qui aident à maintenir un niveau de sécurité élevé.
Contrôlez l'accès
Oubliez l'attachement d'un guide de marque directement à un e-mail si vous ne voulez pas risquer l'interception de vos matériaux. Il vaut la peine d'utiliser des plateformes dédiées au partage de fichiers, qui offrent diverses options de contrôle d'accès, d'authentification, de cryptage ou de surveillance des activités. Parmi les exemples, on trouve Google Workspace, Dropbox ou SharePoint.
Communication claire
Créez une section de 'Do's et Don'ts'
Vous pouvez ajouter un module au livre de marque avec des règles clairement décrites sur ce qui peut et ne peut pas être fait avec les matériaux qu'il contient. Dans cette section, vous pouvez inclure des directives pour une utilisation correcte des éléments de la marque (par exemple, logos, palettes de couleurs), ainsi que fournir des exemples d'utilisation incorrecte. Cela doit couvrir à la fois des exemples visuels et des instructions écrites claires.
Recueillir des retours
À cette fin, vous pouvez créer un canal de retour d'information spécial, par exemple, une adresse e-mail dédiée, qui vous facilitera la collecte des commentaires et suggestions sur le livre de marque de différents utilisateurs. Cela peut être un moyen de recueillir des avis précieux ainsi qu'un outil pour signaler les problèmes ou les inexactitudes dans le document.
Éduquer vos destinataires
Si nécessaire, organisez des formations, des ateliers en ligne, ou enregistrez un court cours vidéo que vous pourrez repasser plusieurs fois pour expliquer les règles d'utilisation de votre livre de marque.
Meilleures pratiques
Mettre à jour et organiser les versions
Au lieu de méthodes de gestion de versions compliquées, vous pouvez créer un système simple de numérotation et de datation, ce qui permettra d'identifier facilement la dernière version du livre de marque.
Créer des sauvegardes sécurisées
N'oubliez pas de conserver des copies de sauvegarde. Vous pouvez les stocker dans le cloud (par exemple, Google Drive, Dropbox), sur les serveurs de l'entreprise, ou sur des disques durs externes. Il est crucial que les sauvegardes soient mises à jour régulièrement et stockées à différents endroits physiques pour minimiser le risque de perte de fichiers. Testez régulièrement les procédures de récupération des données pour vous assurer que les sauvegardes sont fonctionnelles.
Préparer des procédures en cas d'incidents de violation de données
Particulièrement important dans le cas de documents étendus décrivant précisément les directives visuelles d'une marque, ce qui pourrait faciliter la création d'avantages concurrentiels. Développez un plan de communication à utiliser en cas de fuite de données non autorisée. La procédure doit inclure les étapes de l'identification de la fuite, l'analyse de l'ampleur des dommages, et également la détermination de l'impact potentiel sur l'entreprise. Il est essentiel de notifier rapidement toutes les parties concernées et de prendre des mesures correctives. Celles-ci pourraient être des actions légales, mais aussi des communications externes et internes visant à protéger l'image de l'entreprise – comme des formations ou des mises à jour des mesures de sécurité.
Préparer une liste de contrôle et une FAQ
À la fin du document, vous pouvez inclure une liste de contrôle avec les règles de partage sécurisé, afin que les utilisateurs puissent rapidement revoir les points clés avant de l'envoyer à d'autres. Pour améliorer le processus d'assimilation des informations par les nouveaux partenaires commerciaux, vous pouvez également ajouter une section FAQ qui répondra aux questions les plus fréquemment posées – y compris celles concernant le partage sécurisé du livre de marque.
