Protección de datos
Determine el alcance de la confidencialidad
Establezca reglas claras para usar, compartir ulteriormente, o prohibir el uso del documento para fines distintos a los especificados dentro del ámbito de cooperación. Aplique las disposiciones necesarias e inequívocas en el acuerdo con cualquiera que tenga acceso a su manual de marca. En el caso de materiales sensibles, siempre considere firmar un acuerdo de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés).
Marque los derechos de autor
Asegúrese de que el manual de marca tenga derechos de autor y márquelo claramente en el documento.
Envíe solo las secciones necesarias
Puede optar por compartir solo ciertos capítulos o secciones si el destinatario objetivo no necesita un contexto más amplio. En el caso de datos confidenciales y situaciones donde solo se necesita información seleccionada para realizar una tarea, esto es completamente suficiente.
Proteja el archivo con una contraseña
Una protección básica es agregar una contraseña al archivo PDF en sí. Para hacerlo, puede usar herramientas disponibles en programas populares de edición de PDF, como Adobe Acrobat o Foxit Reader.
Se necesita un poco más para que el proceso de autenticación cubra dos niveles de seguridad, lo que se conoce como autenticación de dos factores (2FA). Implica quedespués de compartir el archivo, la contraseña para abrirlo se entregue al destinatario a través de un canal de comunicación diferente al utilizado para enviar el documento – por ejemplo, por teléfono o a través de una aplicación de comunicación segura.
Haciendo esto minimiza el riesgo de acceso no autorizado al documento, incluso si el archivo en sí se filtra fuera del círculo de destinatarios de confianza. Cuidar de una contraseña fuerte, que combine letras mayúsculas y minúsculas, caracteres especiales y números, así como cambiar la contraseña regularmente, son prácticas adicionales que ayudan a mantener un alto nivel de seguridad.
Controle el acceso
Olvídese de adjuntar un manual de marca directamente a un correo electrónico si no quiere arriesgar la interceptación de sus materiales. Vale la pena usar plataformas dedicadas para compartir archivos, que ofrecen varias opciones de control de acceso, autenticación, encriptación o monitoreo de actividades. Ejemplos incluyen Google Workspace, Dropbox o SharePoint.
Comunicación clara
Cree una sección de 'Do's y Don'ts'
Puedes agregar un módulo al manual de marca con reglas claramente descritas sobre lo que se puede y no se puede hacer con los materiales contenidos en él. En esta sección, puedes incluir pautas para el uso adecuado de los elementos de la marca (por ejemplo, logotipos, paletas de colores), así como proporcionar ejemplos de uso incorrecto. Esto debe cubrir tanto ejemplos visuales como instrucciones escritas claras.
Recopilar comentarios
Para este propósito, puedes crear un canal especial de comentarios, por ejemplo, una dirección de correo electrónico dedicada, lo que facilitará la recopilación de comentarios y sugerencias sobre el manual de marca de diferentes usuarios. Esto puede ser una forma de reunir opiniones valiosas, así como una herramienta para informar problemas o inexactitudes en el documento.
Educa a tus destinatarios
Si es necesario, organiza capacitaciones, talleres en línea o graba un curso en video corto que puedas reproducir varias veces para explicar las reglas del uso del manual de marca de tu empresa.
Mejores prácticas
Actualizar y organizar versiones
En lugar de métodos complicados de gestión de versiones, puedes crear un sistema de numeración de versiones simple y fechado, lo que permitirá una fácil identificación de la última versión del manual de marca.
Crear copias de seguridad seguras
Recuerda mantener copias de seguridad. Puedes almacenarlas en la nube (por ejemplo, Google Drive, Dropbox), en los servidores de la empresa o en discos duros externos. Es crucial que las copias de seguridad se actualicen regularmente y se almacenen en diferentes ubicaciones físicas para minimizar el riesgo de pérdida de archivos. Prueba regularmente los procedimientos de recuperación de datos para asegurarte de que las copias de seguridad sean funcionales.
Prepara procedimientos para incidentes de violación de datos
Especialmente importante en el caso de documentos extensos que describen con precisión las pautas visuales de una marca, lo que podría facilitar la creación de ventajas competitivas. Desarrolla un plan de comunicación para ser utilizado en caso de una fuga de datos no autorizada. El procedimiento debe incluir etapas de identificación de la fuga, análisis del alcance del daño y también determinar el posible impacto en la empresa. Es esencial notificar rápidamente a todas las partes interesadas y tomar medidas correctivas. Estas podrían ser acciones legales, pero también comunicación externa e interna destinada a proteger la imagen de la empresa - como capacitaciones o actualizaciones de medidas de seguridad.
Prepara una lista de verificación y Preguntas Frecuentes (FAQ)
Al final del documento, puedes incluir una lista de verificación con reglas para el uso seguro, para que los usuarios puedan revisar rápidamente los puntos clave antes de enviarlo a otros. Para mejorar el proceso de asimilación de información por parte de nuevos socios comerciales, también puedes agregar una sección de Preguntas Frecuentes (FAQ) que responda las preguntas más comunes - incluidas aquellas relativas al uso seguro del manual de marca.
