Databeskyttelse
Bestem omfanget af fortrolighed
Etablér klare regler for brug, videre deling eller forbud mod brug af dokumentet til andre formål end dem, der er specificeret inden for rammen af samarbejdet. Anvend nødvendige og entydige bestemmelser i aftalen med alle, der har adgang til din brandbog. I tilfælde af følsomt materiale skal du altid overveje at indgå en fortrolighedsaftale (NDA).
Markér ophavsret
Sørg for, at brandbogen er ophavsretligt beskyttet, og markér dette tydeligt i dokumentet.
Send kun de nødvendige sektioner
Du kan vælge kun at dele bestemte kapitler eller sektioner, hvis modtageren ikke behøver en bredere kontekst. I tilfælde af fortrolige data og situationer, hvor kun udvalgt information er nødvendig for at udføre en opgave, er dette fuldstændig tilstrækkeligt.
Beskyt filen med en adgangskode
En grundlæggende beskyttelse er at tilføje en adgangskode til selve PDF-filen. For at gøre dette kan du bruge værktøjer tilgængelige i populære PDF-redigeringsprogrammer, såsom Adobe Acrobat eller Foxit Reader.
Der er brug for lidt mere til autentificeringsprocessen for at dække to sikkerhedsniveauer, kendt som tofaktorautentificering (2FA). Det indebærerat efter deling af filen, leveres adgangskoden til at åbne den til modtageren gennem en anden kommunikationskanal end den, der blev brugt til at sende dokumentet – for eksempel, via telefon eller en sikret kommunikationsapp.
Ved at gøre dette minimerer du risikoen for uautoriseret adgang til dokumentet, selvom filen selv lækker uden for den betroede modtagerkreds. At sørge for en stærk adgangskode, som kombinerer store og små bogstaver, specialtegn og tal, samt regelmæssigt at ændre adgangskoden, er yderligere praksisser, der hjælper med at opretholde et højt sikkerhedsniveau.
Kontrollér adgang
Glem alt om at vedhæfte en brandbog direkte til en e-mail, hvis du ikke ønsker at risikere aflytning af dine materialer. Det er værd at bruge dedikerede platforme til deling af filer, som tilbyder forskellige muligheder for adgangskontrol, autentificering, kryptering eller overvågning af aktiviteter. Eksempler inkluderer Google Workspace, Dropbox eller SharePoint.
Klar kommunikation
Opret en sektion med 'Do’s and Don’ts'
Du kan tilføje et modul til brandbogen med klart beskrevne regler om, hvad der kan og ikke kan gøres med materialerne deri. I denne sektion kan du inkludere retningslinjer for korrekt brug af brandelementer (f.eks. logoer, farvepaletter) samt give eksempler på ukorrekt brug. Dette bør dække både visuelle eksempler og klare, skriftlige instruktioner.
Indsaml feedback
Til dette formål kan du oprette en speciel feedbackkanal, f.eks. en dedikeret emailadresse, som vil gøre det lettere for dig at indsamle kommentarer og forslag om brandbogen fra forskellige brugere. Dette kan være en måde at samle værdifulde meninger samt et værktøj til at rapportere problemer eller unøjagtigheder i dokumentet.
Uddan dine modtagere
Om nødvendigt, organiser træning, online workshops eller optag et kort videokursus, som du kan afspille flere gange for at forklare reglerne for brugen af din brands brandbog.
Bedste praksis
Opdater og organiser versioner
I stedet for komplicerede versionsstyringsmetoder, kan du lave et enkelt versionsnummereringssystem og datering, som vil tillade nem identifikation af den nyeste brandbogversion.
Opret sikre sikkerhedskopier
Husk at beholde sikkerhedskopier. Du kan gemme dem i skyen (f.eks. Google Drive, Dropbox), på virksomhedens servere eller på eksterne harddiske. Det er afgørende, at sikkerhedskopierne regelmæssigt opdateres og opbevares på forskellige fysiske steder for at minimere risikoen for filtab. Test regelmæssigt procedurer for datagendannelse for at sikre, at sikkerhedskopierne er funktionelle.
Forbered procedurer for data brudshændelser
Især vigtigt i tilfælde af omfattende dokumenter, der præcist beskriver en brands visuelle retningslinjer, hvilket kan lette skabelsen af konkurrencefordele. Udvikl en kommunikationsplan, der skal bruges i tilfælde af et uautoriseret datalæk. Proceduren skal inkludere faser af lækageidentifikation, skadesomfangsanalyse og også bestemmelsen af den potentielle påvirkning på virksomheden. Det er essentielt at underrette alle berørte parter hurtigt og tage korrigerende skridt. Disse kan være juridiske handlinger, men også ekstern og intern kommunikation rettet mod at beskytte virksomhedens image – såsom træning eller opdateringer af sikkerhedsforanstaltninger.
Forbered en tjekliste og FAQ
I slutningen af dokumentet kan du inkludere en tjekliste med regler for sikker deling, så brugerne hurtigt kan gennemgå de vigtigste punkter, før de sender det til andre. For at forbedre processen med assimilation af information fra nye forretningspartnere, kan du også tilføje en FAQ-sektion, der vil besvare de oftest stillede spørgsmål – inklusive dem, der vedrører sikker deling af brandbogen.
