حماية البيانات
تحديد نطاق السرية
حدد القواعد الواضحة لاستخدام الوثيقة ومشاركتها لاحقاً أو منع استخدامها لأغراض غير المحددة ضمن نطاق التعاون. طبق الأحكام الضرورية والواضحة في الاتفاق مع أي شخص لديه حق الوصول إلى كتاب العلامة التجارية الخاص بك. في حالة المواد الحساسة، فكر دائماً في إبرام اتفاقية عدم الإفشاء (NDA).
وضع علامة على حقوق الطبع والنشر
تأكد من أن كتاب العلامة التجارية محمي بحقوق الطبع والنشر وضع علامة ذلك بوضوح في الوثيقة.
أرسل فقط الأقسام الضرورية
يمكنك اختيار مشاركة فصول أو أقسام معينة فقط إذا لم يكن المتلقي المستهدف يحتاج إلى سياق أوسع. في حالة البيانات السرية وحالات التي يحتاج فيها فقط إلى معلومات محددة لتنفيذ المهمة، فهذا كافي تماماً.
حماية الملف بكلمة مرور
حماية أساسية هي إضافة كلمة مرور للملف PDF نفسه. للقيام بذلك، يمكنك استخدام الأدوات المتاحة في برامج تحرير PDF الشهيرة مثل Adobe Acrobat أو Foxit Reader.
يحتاج الأمر إلى المزيد لعملية التحقق لتغطية مستويين من الأمان، المعروف باسم التحقق بخطوتين (2FA). يتضمن ذلكبعد مشاركة الملف، يتم توفير كلمة المرور لفتحها إلى المستلم من خلال قناة اتصال مختلفة عن تلك المستخدمة لإرسال الوثيقة على سبيل المثال، عبر الهاتف أو من خلال تطبيق اتصال مؤمن.
عن طريق القيام بذلك تقلل من خطر الوصول غير المصرح به إلى الوثيقة, حتى إذا تسرب الملف نفسه خارج دائرة المستلمين الموثوق بهم. العناية بوضع كلمة مرور قوية تجمع بين الأحرف الكبيرة والصغيرة، الرموز الخاصة، والأرقام، وكذلك تغيير كلمة المرور بانتظام هي ممارسات إضافية تساعد على الحفاظ على مستوى عالٍ من الأمان.
التحكم في الوصول
انسى إرفاق كتاب العلامة التجارية مباشرة برسالة البريد الإلكتروني إذا كنت لا تريد المخاطرة باعتراض المواد الخاصة بك. من الأفضل استخدام المنصات المخصصة لمشاركة الملفات التي توفر خيارات متنوعة للتحكم في الوصول، التحقق، التشفير، أو مراقبة النشاط. من أمثلة ذلك Google Workspace، Dropbox، أو SharePoint.
اتصال واضح
أنشئ قسم 'ما يجب ولا يجب فعله'
يمكنك إضافة وحدة إلى كتاب العلامة التجارية تحتوي على قواعد موصوفة بشكل واضح حول ما يمكن وما لا يمكن فعله بالمواد الموجودة فيه. في هذا القسم، يمكنك تضمين إرشادات للاستخدام السليم لعناصر العلامة التجارية (مثل الشعارات، لوحات الألوان)، وكذلك تقديم أمثلة على الاستخدام غير الصحيح. يجب أن تتضمن أمثلة بصرية وتعليمات مكتوبة واضحة.
جمع التعليقات
لهذه الغاية، يمكنك إنشاء قناة تعليقات خاصة، مثل عنوان بريد إلكتروني مخصص، مما سيسهل عليك جمع التعليقات والاقتراحات حول كتاب العلامة التجارية من مختلف المستخدمين. يمكن أن تكون هذه وسيلة لجمع آراء قيمة وأيضًا أداة للإبلاغ عن المشاكل أو الأخطاء في الوثيقة.
تثقيف المستلمين لديك
إذا لزم الأمر، نظم تدريبات، ورش عمل عبر الإنترنت، أو سجل دورة فيديو قصيرة يمكن إعادة تشغيلها عدة مرات لشرح قواعد استخدام كتاب العلامة التجارية الخاص بك.
أفضل الممارسات
تحديث وتنظيم النسخ
بدلاً من طرق إدارة النسخ المعقدة، يمكنك إنشاء نظام بسيط لترقيم النسخ وتأريخها، مما سيسمح بالتعرف السهل على أحدث نسخة من كتاب العلامة التجارية.
إنشاء نسخ احتياطية آمنة
تذكر الاحتفاظ بنسخ احتياطية. يمكنك تخزينها في السحابة (مثل Google Drive، Dropbox)، على خوادم الشركة، أو على الأقراص الصلبة الخارجية. من الضروري أن يتم تحديث النسخ الاحتياطية بانتظام وتخزينها في مواقع فيزيائية مختلفة لتقليل خطر فقد الملفات. اختبار استعادة البيانات بانتظام للتأكد من أن النسخ الاحتياطية تعمل.
إعداد إجراءات لحوادث اختراق البيانات
خاصة في حالة الوثائق الواسعة التي تصف بدقة إرشادات الصور الخاصة بالعلامة التجارية، والتي يمكن أن تسهل إنشاء ميزات تنافسية. قم بتطوير خطة اتصال لاستخدامها في حالة حدوث تسرب بيانات غير مصرح به. يجب أن تتضمن الإجراء مراحل تحديد التسرب، وتحليل نطاق الضرر، وتحديد التأثير المحتمل على الشركة. من الضروري إبلاغ جميع الأطراف المعنية بسرعة واتخاذ خطوات تصحيحية. قد تكون هذه الإجراءات القانونية، ولكن أيضًا الاتصالات الخارجية والداخلية التي تهدف إلى حماية صورة الشركة - مثل التدريبات أو تحديثات تدابير الأمان.
إعداد قائمة مراجعة وقسم الأسئلة الشائعة
في نهاية الوثيقة، يمكنك تضمين قائمة مراجعة بالقواعد للمشاركة الآمنة، بحيث يمكن للمستخدمين مراجعة النقاط الرئيسية بسرعة قبل إرسالها للآخرين. من أجل تحسين عملية استيعاب المعلومات من قبل الشركاء التجاريين الجدد، يمكنك أيضًا إضافة قسم الأسئلة الشائعة للإجابة على الأسئلة الأكثر شيوعًا - بما في ذلك تلك المتعلقة بالمشاركة الآمنة لكتاب العلامة التجارية.
