從這個指南中，你將學到：
- 如何界定機密範圍並保護品牌手冊中的版權
- 如何安全地分享品牌手冊的選定部分而不是整個文件
- 如何使用密碼保護文件並實施雙重驗證以提高安全性
- 為什麼使用文件訪問控制工具對你有利，以及如何為此目的選擇工具
- 哪些與溝通和反饋相關的做法可以更好地利用品牌手冊
- 為什麼創建品牌手冊的安全備份以及制定數據泄露應急程序至關重要
介紹
文件越詳細，描述的關鍵要素越多，包含的敏感數據越多，就應該越把它當作機密文件來對待。為了能夠有效地與不同的實體分享信息，同時保護自己避免重要信息的泄露， 在分享文件時注重安全措施，並確保文件的清晰接收。.
數據保護
確定機密範圍
建立使用、進一步分享或禁止將文件用於合作範圍之外用途的明確規則。與所有有權訪問你的品牌手冊的人在協議中應用必要且明確的條款。 在涉及敏感材料時，始終考慮簽署保密協議（NDA）.
標註版權
確保品牌手冊擁有版權並在文件中明確標註。
僅發送必要的部分
你可以選擇僅分享某些章節或部分，如果目標接收者不需要更廣泛的上下文。在機密數據和僅需要選定信息來完成任務的情況下，這完全足夠。
用密碼保護文件
基本保護措施是為PDF文件本身添加密碼。為此，你可以使用流行PDF編輯程序中的工具，例如Adobe Acrobat或Foxit Reader。
為了涵蓋兩級安全的驗證過程，需要做得更多，這被稱為雙重驗證（2FA）。它包括在分享文件後，打開文件的密碼通過與發送文件不同的通信渠道傳送給接收者 ——例如，通過電話或通過安全的通信應用程序。
這樣做 你可以最大程度地降低未經授權訪問文件的風險即使文件本身泄露到受信任接收圈之外。注意使用強密碼，結合大小寫字母、特殊字符和數字，並定期更改密碼是幫助保持高水平安全性的額外措施。
控制訪問
如果你不想冒材料被截獲的風險，請忘記直接將品牌手冊附件到電子郵件。值得使用專用平台來分享文件，這些平台提供各種訪問控制選項、驗證、加密或活動監控。 例子包括Google Workspace、Dropbox或SharePoint。
清晰的溝通
創建一個“應該做和不應該做”的部分
你可以在品牌书中添加一个模块，清楚地描述其中材料的使用规则。在这一部分，你可以包括品牌元素（如标志、颜色调色板）的正确使用指南，并提供不正确使用的示例。这应涵盖视觉示例和明确的书面说明。
收集反馈
为此，你可以创建一个特殊的反馈渠道，例如， 一个专用的电子邮箱地址，这将使你更容易收集不同用户对品牌书的评论和建议。 这可以是收集有价值意见的方法，也是报告文件问题或不准确之处的工具。
教育你的受众
如有必要，组织培训、在线工作坊或录制一个短视频课程，你可以多次播放以解释品牌手册的使用规则。
最佳实践
更新和管理版本
取代复杂的版本管理方法， 你可以创建一个简单的版本编号系统 和日期标记，这将方便识别最新的品牌书版本。
创建安全备份
记得保留备份副本。你可以将它们存储在云端（如Google Drive, Dropbox）、公司服务器或外部硬盘上。 定期更新备份，并将其存储在不同的物理位置，以尽量减少文件丢失的风险。 定期测试数据恢复程序，以确保备份是功能正常的。
准备数据泄露事件的应对程序
特别是在涉及到详细描述品牌视觉指南的广泛文件时，这可能会有助于创建竞争优势。制定一个用于应对未授权数据泄露的沟通计划。该程序应包括泄露识别阶段、损害范围分析以及确定对公司的潜在影响。 必须快速通知所有相关方并采取纠正措施。 这些措施可能是法律行动，也可能是旨在保护公司形象的外部和内部沟通——比如培训或安全措施的更新。
准备清单和常见问题解答
在文件的最后，你可以包括一个安全共享规则的清单，以便用户在发送给他人之前快速查看关键点。为了便于新业务合作伙伴的信息吸收过程， 你还可以添加一个常见问题解答部分，以回答最常见的问题 ——包括关于品牌书安全共享的问题。
需要记住的事项：
定期备份和数据泄露情境下的应对程序对于品牌书的安全性至关重要。 文件中的清单和常见问题解答有助于安全共享和理解品牌指南。
总结
保护你的品牌书对于维护品牌形象一致性和预防未授权使用材料至关重要。
请记住：
- 定义保密范围和保护品牌书的版权
- 以安全方式共享文件的选定部分
- 实施安全措施，如文件密码和双因素认证
- 通过专用平台进行访问控制
- 清晰的沟通和准备一个“应该做和不应该做”的部分
- 定期创建备份
記住上述指南，您可以放心有關您的品牌形象的指令將會安全且按預期使用。 別忘了不斷更新安全程序以應對不斷變化的情況和威脅。 因此，您的品牌手冊將成為支持您的品牌的高效工具。
