Jak bezpiecznie udostępniać brandbook i korzystać z niego bez obaw?

Im obszerniejszy jest Twój dokument, im więcej kluczowych elementów opisuje, im bardziej wrażliwe dane zawiera, tym bardziej należy go traktować jako plik o charakterze poufnym. By móc sprawnie dzielić się informacjami z różnymi podmiotami, a jednocześnie zabezpieczyć się przed wyciekiem ważnych informacji, zadbaj o środki ostrożności przy udostępnianiu plików i jasny odbiór dokumentu.

Określ zakres poufności

Zadbaj o jasne zasady korzystania, dalszego udostępniania czy o zakaz używania dokumentu w celu innym niż określony w ramach współpracy. Zastosuj potrzebne i niepozostawiające wątpliwości zapisy w umowie z każdym, kto ma dostęp do Twojego brandbooka. W przypadku wrażliwych materiałów, zawsze należy rozważyć zawarcie umowy o nieujawnianiu (NDA).

Oznacz prawa autorskie

Upewnij się, że brandbook jest chroniony prawami autorskimi i zaznacz to w sposób widoczny w dokumencie.

Wyślij tylko potrzebne fragmenty

Możesz zdecydować się na udostępnianie wyłącznie określonych rozdziałów lub sekcji, jeśli docelowy odbiorca nie potrzebuje szerszego kontekstu. W przypadku poufnych danych i sytuacji, w których do wykonania zadania są potrzebne tylko wybrane informacje, to w zupełności wystarczy.

Zabezpiecz plik hasłem

Podstawowym zabezpieczeniem jest dodanie hasła do samego pliku PDF. Aby to zrobić, można skorzystać z narzędzi dostępnych w popularnych programach do edycji PDF, takich jak Adobe Acrobat czy Foxit Reader.

Niewiele więcej trzeba, by proces uwierzytelniania obejmował dwa poziomy zabezpieczeń, co znane jest jako uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA). Polega to na tym, że po udostępnieniu pliku, hasło do jego otwarcia przekazywane jest odbiorcy za pomocą innego kanału komunikacji niż ten, którym przesłano sam dokument – np. telefonicznie lub w zabezpieczonej aplikacji do komunikacji.

Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko nieautoryzowanego dostępu do dokumentu, nawet jeśli sam plik wycieknie poza zaufany krąg odbiorców. Dbanie o silne hasło, czyli takie, które łączy duże i małe litery, znaki specjalne oraz cyfry, oraz regularna zmiana haseł to dodatkowe praktyki, które pozwalają utrzymać wysoki poziom zabezpieczeń.

Kontroluj dostęp

Zapomnij o załączaniu brandbooka bezpośrednio do maila, jeśli nie chcesz ryzykować przechwycenia Twoich materiałów. Warto skorzystać z dedykowanych platform do udostępniania plików, które oferują różne opcje kontroli dostępu, uwierzytelniania, szyfrowania czy monitorowania aktywności. Przykłady to Google Workspace, Dropbox czy SharePoint.

Stwórz sekcję „Do’s and Don’ts”

Możesz dodać do brandbooka moduł z jasno opisanymi zasadami dotyczącymi tego, co można, a czego nie można robić z materiałami tam zawartymi. W tej sekcji można zawrzeć wytyczne dotyczące prawidłowego korzystania z elementów brandu (np. logo, paleta kolorów), a także podać przykłady niepoprawnego użycia. Powinno to obejmować zarówno wizualne przykłady, jak i jasne, pisemne instrukcje.

Zbieraj opinie

W tym celu możesz stworzyć specjalny kanał feedbacku, np. dedykowany adres mailowy, który ułatwi Ci zbieranie uwag i sugestii dotyczących brandbooka od różnych użytkowników. Może to być zarówno sposób na zebranie wartościowych opinii, jak i narzędzie do zgłaszania problemów lub nieścisłości w dokumencie.

Przeszkól odbiorców

Jeśli to potrzebne, zorganizuj szkolenie, warsztaty online lub nagraj krótki kurs wideo, który będziesz wielokrotnie odtwarzać, aby wyjaśnić zasady korzystania z brandbooka Twojej marki.

Aktualizuj i porządkuj wersje

Zamiast skomplikowanych metod zarządzania wersjami, możesz stworzyć prosty system numeracji wersji oraz datowania, co pozwoli na łatwe identyfikowanie najnowszej wersji brandbooka.

Twórz bezpieczne kopie zapasowe

Pamiętaj o zachowaniu kopii zapasowych. Możesz przechowywać je w chmurze (np. Google Drive, Dropbox), na serwerach firmowych lub na zewnętrznych dyskach twardych. Istotne jest, aby kopie były aktualizowane regularnie i przechowywane w różnych fizycznych lokalizacjach, aby zminimalizować ryzyko utraty plików. Regularnie testuj procedury odzyskiwania danych, aby upewnić się, że kopie zapasowe są sprawne.

Przygotuj procedury na wypadek wycieku danych

Szczególnie istotne w przypadku obszernych dokumentów, precyzyjnie opisujących wytyczne wizerunkowe marki, które mogłyby ułatwić budowanie przewagi konkurencji. Opracuj plan komunikacji, który zostanie zastosowany w przypadku nieautoryzowanego wycieku informacji. Procedura powinna obejmować etapy identyfikacji wycieku, analizy zakresu szkód, a także określenia potencjalnego wpływu na firmę. Ważne jest szybkie powiadomienie wszystkich zainteresowanych stron i podjęcie kroków naprawczych. Mogą to być działania prawne, ale także komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna mająca na celu ochronę wizerunku firmy – jak szkolenia czy sposób aktualizowania zabezpieczeń.

Przygotuj checklistę i FAQ

Na końcu dokumentu możesz umieścić checklistę z zasadami bezpiecznego udostępniania, aby użytkownicy mogli szybko przejrzeć kluczowe punkty przed wysłaniem go do innych osób. Dla usprawnienia procesu przyswajania informacji przez nowych partnerów biznesowych, możesz także dodać sekcję FAQ, która odpowie na najczęściej zadawane pytania – w tym te dotyczące bezpiecznego udostępniania brandbooka.

Zabezpieczenie Twojego brandbooka jest kluczowe, aby zachować spójność wizerunku marki i unikać nieautoryzowanego korzystania z materiałów.

Pamiętaj o:

• określeniu zakresu poufności i zabezpieczeniu praw autorskich do brandbooka
• bezpiecznym udostępnianiu wybranych fragmentów dokumentu
• wdrożeniu zabezpieczeń takich jak hasło do pliku i uwierzytelnianie dwuskładnikowe
• kontroli dostępu poprzez dedykowane platformy
• jasnej komunikacji oraz przygotowaniu sekcji "Do's and Don'ts"
• regularnym tworzeniu kopii zapasowych

Mając na uwadze powyższe wskazówki, zyskasz pewność, że wytyczne dotyczące wizerunku Twojej marki będą bezpieczne i używane zgodnie z przeznaczeniem. Nie zapomnij o stałym aktualizowaniu procedur związanych z zabezpieczeniem, aby sprostać dynamicznie zmieniającym się warunkom i zagrożeniom. Dzięki temu brandbook będzie narzędziem wspierającym Twoją markę na najwyższym poziomie.